Un planificator de întâlniri se ocupă de toate detaliile înainte și în timpul întâlnirilor de afaceri sau convențiilor. Planificatorii de întâlniri decid locațiile pentru întâlniri și fac toate rezervările. Ei rezervă nu numai spațiul de întâlnire, dar fac aranjamente pentru vorbitori și catering. Planificatorii trebuie să se asigure că toate echipamentele audio-vizuale și informatice necesare sunt la locul întâlnirii la timp și funcționează corect. Un planificator de întâlniri participă la întâlnire pentru a saluta participanții și a gestiona orice problemă, precum și pentru a distribui și colecta carduri de comentarii ale participanților.
Urmărirea rezultatelor întâlnirii este o parte importantă a ființei unui planificator de întâlniri și mulți planificatori distribuie carduri de comentarii participanților. Bunii planificatori încearcă mereu să-și îmbunătățească abilitățile. Comentariile participanților la întâlnire îl pot ajuta pe planificator să găsească orice probleme pe care nu le-a observat, astfel încât să sperăm că aceleași greșeli să nu se repete la întâlnirile viitoare.
Scopul întâlnirii trebuie să fie reținut de către un planificator, deoarece el sau ea face toate aranjamentele pentru eveniment. De exemplu, dacă a avut loc o întâlnire corporativă cu scopul principal de a introduce un nou produs al companiei managerilor superiori, planificatorul ar încerca să găsească vorbitori care sunt cei mai cunoscători despre articol. În funcție de produs, el sau ea poate aranja, de asemenea, ca produsele să fie distribuite de un asistent la momentul potrivit în timpul întâlnirii. La eveniment, un planificator de întâlniri poate prezenta vorbitori pe o platformă sau scenă.
Organizatorii de întâlniri trebuie să facă toate aranjamentele pentru evenimente care se încadrează în bugetul care le este alocat. Pentru a evita anularea sau alte taxe, un planificator de întâlniri trebuie să fie priceput să acorde timpul adecvat pentru a rezerva spațiu și servicii. De asemenea, el sau ea trebuie să înțeleagă contractele și cum să aleagă cea mai bună propunere dintre propunerile prezentate de mai multe firme diferite. De obicei, planificatorii de întâlniri trebuie să aibă cel puțin o diplomă de licență.
Înregistrarea participanților este gestionată cu atenție de un planificator de întâlniri. Planificatorii de întâlniri trebuie să fie siguri că îi informează pe participanți cu privire la programul întâlnirilor, precum și să aranjeze cazarea și transportul pentru angajații care participă la întâlniri în afara orașului. De asemenea, planificatorii trebuie să se asigure că elementele informaționale, cum ar fi broșurile pentru expoziții comerciale, sunt tipărite corect și livrate la timp.
Călătoriile reprezintă o mare parte a carierei multor planificatori de întâlniri. Majoritatea planificatorilor vor sta în hoteluri frumoase, deoarece seminariile corporative tind să aibă loc într-un cadru atractiv. Cu toate acestea, planificatorii trebuie să se asigure că monitorizează detaliile de configurare, precum și evenimentele planificate în timpul întâlnirii și este de obicei necesar să începeți lucrul dimineața devreme. Un planificator de întâlniri trebuie să-și amintească întotdeauna chiar și cel mai mic lucru, cum ar fi să se asigure că etichetele de nume au ajuns la timp și sunt corecte.