Mai mult decât orice altă marfă, întreprinderea modernă este alimentată de informație. Apariția mass-media create electronic a transformat economia noastră într-o economie informațională, cele mai mari întreprinderi având un conținut însumând, în unele cazuri, câțiva terabytes de informații. Dacă compania Fortune 500 de astăzi ar avea toate informațiile în formă tipărită, ar fi nevoie de o armată de funcționari de la dosar doar pentru a le urmări pe toate.
Multe organizații au prezențe web atât interne, cât și externe, ambele putând conține cantități mari de informații actualizate în mod regulat. Gestionarea conținutului web este un subset important al gestionării conținutului și se referă la programe și echipamente utilizate pentru a gestiona acest conținut bazat pe web.
Sistemele de management al conținutului sunt sisteme electronice care preiau date și le organizează, astfel încât acestea să poată fi preluate, căutate și actualizate cu ușurință și partajate în întreaga organizație. Ingredientul de bază este tehnologia bazelor de date, deși un CMS este mai mult decât o bază de date; include tehnologie de căutare sofisticată și mecanisme de stocare pe niveluri care pot roti conținutul în diferite tipuri de stocare bazată pe hardware (CD-ROM, bandă etc.), în funcție de cât de des este accesat.
Un CMS, deoarece este menit să gestioneze toate tipurile de informații indiferent de format, trebuie să ofere și un nivel ridicat de interoperabilitate a documentelor. Adică, toate documentele, inclusiv documentele de procesare de text, foile de calcul, bazele de date, fișierele .PDF și orice alt tip de fișier, trebuie să fie toate clasificate și încrucișate, astfel încât la efectuarea unei căutări, toate informațiile relevante să devină disponibile, indiferent de origine sau format. În plus, interoperabilitatea între sistemele de management al conținutului a devenit esențială, astfel încât mai multe organizații și agenții guvernamentale să poată partaja informații atunci când este necesar, chiar dacă folosesc sisteme diferite.
În timp ce partajarea informațiilor a căpătat o mare importanță în economia informațională actuală, sistemul de management al conținutului trebuie să ia în considerare și autorizarea și să ofere o facilitate astfel încât un administrator să poată specifica ce destinatari pot avea acces la ce conținut. Drepturile de acces la documente ar trebui să poată fi stabilite la nivelul unui utilizator individual.
Alte elemente importante ale unui sistem de management al conținutului includ capacitatea de a captura cu ușurință volume mari de documente automat, capacitatea de a reutiliza documente și de a le reasambla în documente noi și abilitatea de a crea un flux de lucru care reflectă dependențele unui document de altul. În cele din urmă, multe sisteme de management al conținutului includ caracteristici de colaborare, care permit mai multor lucrători din locații separate să colaboreze la crearea sau editarea documentelor și să gestioneze modificările și revizuirile documentelor. Aspectul colaborativ al CMS se va asigura, de asemenea, că fiecare informație asociată unui anumit proiect este sincronizată și distribuită fiecărui membru al echipei de proiect în timp util.