Un sistem informatic automatizat este pur și simplu un sistem prin care informațiile sunt procesate pentru colectare și distribuire printr-o serie de procese automate. Sistemul necesită adesea foarte puțină interacțiune umană, în afară de configurare și întreținere. Este adesea folosit pentru a accesa informații și a le trimite persoanelor fizice. Cei care folosesc aceste tipuri de sisteme includ guvernele, bibliotecile și întreprinderile private.
Utilizarea unui sistem informatic automatizat, cunoscut și sub numele de sistem automat de management al informațiilor, poate fi de mare beneficiu atât pentru instituțiile guvernamentale, cât și pentru companiile private. Procesul de diseminare rapidă a informațiilor printr-un sistem automatizat poate economisi multe ore de muncă obositoare, oferind astfel o economie de costuri pentru entitatea care are nevoie să distribuie informațiile respective. Acest tip de sistem poate face totul, de la reamintirea oamenilor când o factură se datorează până la avertizare despre o situație potențial gravă.
Un exemplu de sistem informatic automat cu care mulți din Statele Unite sunt familiarizați este sistemul Amber Alert. Acest sistem este o rețea la nivel național care este automatizată pentru a alerta persoanele despre un posibil copil răpit. Sistemul poate fi reglat astfel încât informațiile să fie trimise într-o zonă geografică limitată în care este probabil să se afle copilul. În câteva minute, poate fi afișat sau difuzat pe semne de circulație, televiziune și radio, e-mailuri, apeluri telefonice și chiar mesaje text către telefoanele mobile. Folosirea persoanelor pentru a distribui aceste informații nu numai că ar fi foarte costisitoare, dar ar fi și pierdere de timp prețios, permițând unui posibil făptuitor să scape împreună cu copilul.
Un sistem informatic automatizat de bibliotecă este unul care este deosebit de util pentru cei care caută materiale specifice bibliotecii. Adesea, întregul catalog de carduri al unei biblioteci este disponibil atât în bibliotecă propriu-zisă, folosind rețeaua bibliotecii, cât și online. De îndată ce cărțile sunt scanate, ele vor fi afișate imediat ca fiind disponibile, fără a mai fi nevoie de lucrări suplimentare de către bibliotecar. Capacitățile online ale acestui tip de sistem informatic automat sunt deosebit de convenabile pentru utilizatorul bibliotecii. Nu este nevoie să mergi la bibliotecă, doar să fii dezamăgit dacă materialele dorite nu sunt disponibile, deoarece se poate verifica direct de acasă.
În afacerile private, un sistem informatic automatizat ar putea fi, de asemenea, foarte important, mai ales când vine vorba de vânzări și satisfacția clienților. De exemplu, cei care desfășoară campanii de marketing în masă prin telefon pot folosi aceste sisteme pentru a ține evidența clienților. Unele astfel de sisteme nu numai că vor forma numărul, dar pot oferi întregul argument de vânzare. În alte cazuri, telefonul care sună va fi direcționat direct către un agent de marketing live. Acest tip de sistem poate, de asemenea, să țină evidența orelor și a salariilor angajaților.