Fluxul de lucru este compus din etapele prin care parcurge o afacere sau un angajat pentru a furniza un produs sau serviciu clienților săi. Un flux de lucru automatizat este atunci când aceste etape sunt ajutate de computere sau alte mașini. Pentru a automatiza procesul de flux de lucru, mai întâi trebuie să descompuneți pașii implicați în proces. După ce afacerea are o înțelegere fermă a fiecărui pas al procesului fluxului de lucru, crearea unui flux de lucru automatizat implică introducerea procesului fluxului de lucru în software-ul de gestionare a fluxului de lucru, care automatizează apoi procesul.
Avantajele principale ale fluxului de lucru automatizat sunt că economisește timp de lucru pentru angajați și, prin urmare, economisește bani companiei. Software-ul pentru fluxul de lucru automat are capabilități de raportare, astfel încât o companie poate identifica când are nevoie de membri suplimentari ai personalului pentru a face față sarcinii de lucru sau când afacerea are mai mulți membri ai personalului decât lucrează pentru ei. Fluxul de lucru automat elimină procesele manuale de introducere a datelor sau de transmitere a unui fișier către următoarea persoană care trebuie să lucreze la fișier. În schimb, după ce prima sarcină este finalizată, sistemele automate de flux de lucru alertează următoarea persoană cu privire la următoarea sarcină și toți cei implicați în proces au acces la aceleași informații.
Un exemplu de flux de lucru automat în uz este cel al unui spital. Cu fluxul de lucru automatizat, atunci când o recepționeră verifică un pacient în sistemul din sala de așteptare, asistenta primește o alertă pe computer că un pacient așteaptă și în ce cameră. După ce asistenta adună informații de la pacient și le introduce în computer, medicul primește o alertă despre pacient și în ce cameră așteaptă pacientul. Când asistenta și medicul introduc informații, fluxul de lucru automat generează informațiile înapoi către recepționer, care gestionează încărcarea pacienților.
În acest exemplu, fluxul de lucru automat scutește personalul de la introducerea datelor pacientului în sistemul computerizat sau în fișierul pacientului de mai multe ori – atunci când recepționerul verifică pacientul, când asistenta îl vede și din nou când medicul vede pacientul. Acest lucru reduce timpii de așteptare a pacientului, deoarece după ce recepționerul introduce informații despre pacient la check-in, informațiile sunt transmise automat la computerul asistentei și din nou la medic după ce asistenta introduce orice informații suplimentare despre pacient. Acest flux de lucru automatizat oferă spitalului o eficiență mai mare și, în cele din urmă, îi permite să ofere o îngrijire mai bună pacienților.