Un sistem informatic contabil este sistemul de metode și procese pe care companiile le folosesc pentru a menține informațiile referitoare la tranzacții comerciale sau financiare. Din punct de vedere istoric, acest sistem a implicat registre pe hârtie, jurnale și alte rapoarte financiare. Proprietarii de afaceri și contabilii erau responsabili pentru utilizarea activă a acestor registre și jurnale pentru a menține înregistrări financiare exacte atunci când își desfășoară operațiunile comerciale. Avansarea tehnologiei informatiei a permis companiilor sa transforme acest sistem informatic contabil intr-un proces automatizat folosind calculatoare, servere si software de contabilitate.
Ciclul contabil este o forță motrice în majoritatea sistemelor informaționale contabile ale companiei. Acest ciclu include identificarea și analiza tranzacțiilor, crearea și înregistrarea înregistrărilor jurnalului în registrul general, pregătirea unui bilanţ de verificare, crearea înregistrărilor de ajustare, pregătirea unui bilanţ de verificare ajustat, crearea situaţiilor financiare, finalizarea conturilor cu înregistrările de închidere și generarea unui bilanţ de verificare final și situatiile financiare pentru perioada contabila. Acești pași de bază ajută companiile să își dezvolte sistemul informatic contabil, fie el manual sau computerizat.
Pachetele de software de contabilitate constau de obicei din mai multe module diferite bazate pe procesul tradițional de contabilitate manuală. Modulele includ contabilitate generală, mijloace fixe, conturi de plătit, conturi de încasat, salarizare și alte module speciale. Fiecare modul individual creează un sistem în care companiile pot muta informații prin pașii ciclului contabil. Capacitatea de a transfera aceste informații pe cale electronică poate îmbunătăți acuratețea și actualitatea companiei pentru raportarea informațiilor financiare.
Sistemele de contabilitate computerizate impun adesea angajaților companiei să se concentreze mai mult pe revizuirea informațiilor adunate de la diferite departamente de afaceri, mai degrabă decât pe introducerea datelor de afaceri. Acest sistem permite contabililor individuali să proceseze mai multe informații în mai puțin timp decât registrele tradiționale de hârtie. Software-ul de contabilitate poate avea, de asemenea, garanții interne automate care verifică acuratețea și validitatea informațiilor financiare folosind un proces intern de revizuire. Acest proces limitează adesea cantitatea de erori de introducere a datelor de bază și alte informații fără sens de la intrarea în sistemul de informații contabile.
Companiile pot alege să utilizeze un sistem hibrid de informare contabilă care implică atât procese contabile manuale, cât și computerizate. Anumite tipuri de informații comerciale sau financiare, cum ar fi facturile furnizorilor, foile de pontaj de salarizare și acordurile contractuale, ar putea trebui să fie revizuite de un contabil. Utilizarea unui sistem hibrid poate oferi un proces de revizuire mai bun, deoarece angajații contabili pot pune la îndoială informațiile financiare și pot solicita feedback înainte de a introduce informații în sistemul contabil. Procesul de revizuire manuală poate fi cerut și de controalele interne ale companiei. Aceste controale interne asigură că în software-ul de contabilitate al unei companii nu sunt introduse informații inexacte sau care reprezintă obligații financiare mai mari decât se anticipase anterior.