Un soft phone este o aplicație computerizată care permite utilizatorilor să efectueze apeluri telefonice direct de pe computerul lor. Este folosit cel mai adesea împreună cu Voice over Internet Protocol (VoIP), o formă de telefonie computerizată. Telefonul face parte dintr-o categorie de tehnologie cunoscută sub numele de integrare a telefoniei computerizate (CTI). Cu această tehnologie, apelurile pot fi efectuate de la PC la o linie telefonică, de la un telefon la PC sau între computere activate.
Software-ul pentru un telefon soft imită de obicei aspectul unui telefon real și poate lua forma fie a unui program independent cu propria fereastră, fie a unui program încorporat într-o aplicație Web sau alt program pentru computer. Comenzile pot fi introduse fie prin tastatură, fie prin interfața de pe ecran. Conversațiile se desfășoară pe o cască cu microfon încorporat, cu un microfon și difuzoarele computerului sau pe un telefon USB – un receptor care se conectează la porturile USB ale computerelor. Placa de sunet a computerului este utilizată pentru a furniza intrare și ieșire audio.
Telefonul soft obișnuit are toate funcționalitățile și caracteristicile unui telefon convențional, inclusiv apelarea rapidă, teleconferința, redirecționarea apelurilor și apelul în așteptare. Multe companii au programe disponibile pentru descărcare, dar software-ul singur nu permite utilizatorilor să efectueze apeluri. Un telefon soft trebuie utilizat cu VoIP sau o rețea locală (LAN) existentă. Există mai mulți furnizori de servicii de telefonie prin internet din care să alegeți. Tipul potrivit depinde de nevoile utilizatorului – de exemplu, dacă telefonul va fi folosit pentru apeluri de afaceri sau personale.
Telefonul soft este cel mai popular în aplicațiile de afaceri. Este foarte potrivit pentru utilizatorii care doresc să poată transporta telefonul de birou împreună cu toate funcțiile și directoarele sale pe un laptop, cum ar fi cei care folosesc frecvent computerul și telefonul simultan și cărora li se poate cere să călătorească. Exemplele includ angajații unui centru de apeluri care preia apeluri de vânzări sau de asistență tehnică. Pentru acești utilizatori, informațiile despre clienți pot fi setate să se afișeze automat în fereastra software-ului atunci când sună telefonul.
Pentru companiile care folosesc dialere predictive pentru a efectua loturi mari de apeluri, un program soft phone poate fi integrat cu sistemul lor existent. Multe programe pot genera rapoarte și grafice care afișează informații despre campania de apeluri, cum ar fi statistici pentru apelurile de intrare și de ieșire. Această tehnologie permite, de asemenea, mai multor angajați să lucreze de acasă, oferind o potențială economisire economică întreprinderilor.