Specialiștii administrativi sunt profesioniști care sunt pregătiți pentru a îndeplini toate sarcinile obișnuite asociate cu un asistent administrativ, dar au și seturi de abilități care permit proiectarea și supravegherea proiectelor speciale. În mod obișnuit, cineva în această poziție va avea o anumită pregătire în informatică, va fi calificat să scrie sau să editeze exemplare de vânzări și să îndeplinească o serie de funcții care depășesc funcțiile de birou obișnuite ale majorității birourilor.
Specialiștii administrativi sunt capabili să se ocupe de majoritatea sarcinilor tradiționale implicate în funcționarea eficientă a oricărui birou de afaceri. În acest scop, aceștia pot gestiona corespondența primită și trimisă, se pot ocupa de depunerea documentelor, pot răspunde la apeluri telefonice primite sau pot face aranjamente de călătorie pentru directori. În același timp, aceștia pot fi chemați să depaneze o serie de probleme obișnuite ale stației de lucru, cum ar fi tratarea unui hard disk care s-a blocat sau asistența personalului de la birou în învățarea de noi programe. Nu este neobișnuit ca un specialist administrativ să fie puternic implicat în orientarea noilor angajați, precum și în programele de educație continuă pentru angajații existenți.
Specialistul administrativ tipic este probabil să aibă cel puțin o anumită pregătire formală în domeniul științei și tehnologiei computerelor. În general, specialistul va poseda abilități excelente de comunicare orală și scrisă, tinde să demonstreze calități de conducere care intră în joc atunci când conduce un proiect de echipă și va avea un anumit grad de creativitate care poate fi apelat la proiectarea și evaluarea noilor materiale promoționale și campanii publicitare. .
Denumit uneori un super asistent administrativ, specialistul administrativ poate fi un atu atât în mediile de birou mici, cât și în cele mari. Într-un birou mic, un astfel de specialist se poate ocupa de o gamă largă de sarcini care altfel ar fi gestionate de alte persoane dintr-un birou mare. Cu biroul mai mare, el sau ea va acționa adesea ca un compliment și o persoană de sprijin pentru personalul Sistemelor Informaționale, departamentul de contabilitate, forța de vânzări și administrația generală.