Unul dintre lucrurile pe care ar trebui să le evitați atunci când trimiteți e-mailuri este crearea a ceea ce se numește un tren de e-mail. Probabil le-ați mai văzut înainte dacă nu sunteți atât de nou pe net sau prin e-mail. Acestea sunt scrisori în care există un număr mare de răspunsuri anterioare la sfârșitul lor. Dacă o varietate de persoane de pe un listserve au discutat un subiect și nu au reușit să ștergă răspunsurile de la alți contribuitori, un tren de e-mail se poate întinde pe pagini de text.
Crearea unui tren de e-mail nu este considerată bună netichetă sau etichetă de e-mail. Există câteva modalități de a o evita. În primul rând, când apăsați butonul de răspuns în multe programe de e-mail, veți avea de obicei toate e-mailurile la care răspundeți citate direct mai jos, unde veți scrie. Puteți șterge acest lucru în întregime pentru a evita un tren de e-mail.
Mulți oameni doresc să se refere la anumite părți ale scrisorii altcuiva. În loc să lăsați un e-mail întreg pe loc, decupați toate detaliile care nu sunt necesare, mai ales dacă trenul de e-mail are mai multe răspunsuri atașate. Pur și simplu citați părțile importante ale textului pe care doriți să le discutați și scăpați de tot ce nu aveți nevoie. Poate doriți să vă asigurați, în special atunci când e-mailul este către un grup de discuții sau listserve, că ați precizat cine a făcut postarea la care doriți să comentați.
Listservurile pot fi oarecum complicate în orice caz, deoarece poate doriți să trimiteți un comentariu personal cuiva, mai degrabă decât un comentariu la întreaga listă. În multe liste de servicii, aveți opțiunea de a răspunde direct expeditorului. Dacă obțineți listserve prin digest, această opțiune poate fi mai greu de accesat. Chiar dacă nu puteți răspunde unei persoane, ar trebui să vă asigurați că nu umpleți alte căsuțe poștale cu un tren de e-mail care conține un rezumat complet al zilei.
Un alt lucru pe care îl puteți face dacă doriți să comentați postările mai multor persoane este să le folosiți pur și simplu prenumele sau mânerul și să le spuneți câteva cuvinte direct: de ex. „Jan, mi-a plăcut foarte mult felul în care ai descris cum ai descris cum ai spus cum ai copilărit copii mici, și Bill, Cred că ai dreptate că tații ar trebui să aibă mai mult timp personal cu copiii mici.” Acest lucru vă permite să comentați unui întreg grup fără e-mailuri atașate.
Uneori, un tren de e-mail este creat între două persoane care au o discuție înainte și înapoi prin e-mail. Acest lucru poate fi considerat sau nu o încălcare a netichetei, dar poate deveni îngrozitor de dezordonat. În cele mai multe cazuri, e-mailurile anterioare vor fi citate sub noul text pe care îl scrieți, dar sunt în mare parte inutile pentru a continua să le trimiteți înainte și înapoi dacă nu sunt într-un fel necesare. Chiar și în situații informale între doi prieteni, un corespondent poate fi recunoscător dacă ștergeți trenul de e-mail înainte de a trimite următorul răspuns.