Unul dintre elementele cheie în orice program de gestionare a creanțelor viabile este furnizarea de rapoarte periodice care să arate procesul de îmbătrânire pentru facturile restante emise clienților pentru bunurile și serviciile prestate. Procesul de îmbătrânire a conturilor de încasat este mijlocul prin care acele rapoarte sunt compilate și furnizate funcționarilor corespunzători ai organizației.
Vechimea conturilor de încasat este o componentă valoroasă a capacității de a structura un buget de funcționare pentru companie. Înțelegerea obiceiurilor de plată existente ale clienților și potrivirea acestora cu nevoia de venituri constante în companie, astfel încât aceasta să își poată îndeplini obligațiile restante, ajută la asigurarea că organizația va avea fonduri în mână până la o dată dată pentru a se ocupa de costurile de operare. Fără a menține o veghe constantă asupra fluxului de venituri în companie, este imposibil să construiești și să lucrezi într-un buget solid.
De exemplu, dacă compania dvs. facturează clienții în termeni de treizeci de zile, dar cei mai mari clienți plătesc în mod constant mai aproape de patruzeci și cinci de zile, este o mișcare inteligentă să asigurați condiții de plată către furnizorii dvs. care reflectă acea realitate a afacerii. Necunoașterea diferenței dintre termenul de plată dorit și intervalul mediu de plată utilizat de majoritatea clienților dvs. va duce la o companie fără capital de exploatare, deoarece și-a făcut obligații pe care nu le poate îndeplini într-un interval de timp acceptabil. Acest lucru va avea un impact negativ asupra relației dvs. cu furnizorii dvs., ceea ce, la rândul său, ar putea afecta capacitatea dvs. de a opera și de a vă servi baza de clienți.
În al doilea rând, vechimea conturilor de încasat este un instrument excelent atunci când vine vorba de consolidarea legăturilor cu clienții. Dacă un raport periodic arată că un client obișnuit are o factură restante de peste nouăzeci de zile, dar a plătit chiar și facturile trimise cu treizeci de zile în urmă, aceasta este o oportunitate de a contacta clientul și de a întreba despre starea facturii. Destul de des, factura poate să fi fost pur și simplu ratată, iar plata poate fi tăiată imediat odată ce problema este făcută cunoscută. Cercetările politicoase de această natură nu ar fi posibile dacă nu se menține o vechime corectă a creanțelor.
Mergând cu un pas mai departe, vechimea conturilor de încasat poate ajuta la indicarea când poate fi timpul să întrerupeți o relație cu un client. Dacă raportul periodic de îmbătrânire arată în mod constant că clientul întâmpină probleme cu plata facturilor în timp util, poate fi timpul să analizăm starea financiară a acelei companii. Multe companii vor folosi vechimea conturilor de încasat pentru a determina dacă este necesară o investigație. De exemplu, un client care are în mod constant facturi care se încadrează în perioada de nouăzeci până la o sută douăzeci de zile înainte de efectuarea plăților ar putea foarte bine să fie pe cale să se retragă.
În loc să continuați să oferiți servicii care în cele din urmă vor trebui anulate ca datorii neperformante, utilizați vechimea conturilor de încasat pentru a evita acest tip de problemă. Anunțați clientul că compania dumneavoastră nu va putea furniza alte servicii decât dacă soldurile restante ale creanțelor sunt actualizate și sunt făcute un fel de aranjamente de plată în avans pentru utilizare ulterioară.