Orice companie care colectează informații personale are nevoie de o modalitate de a gestiona aceste informații și de a se asigura că sunt utilizate în mod responsabil. O astfel de companie are nevoie, de asemenea, de un sistem care să țină oamenii informați despre ce date sunt colectate și cum sunt stocate. Persoana responsabilă cu supravegherea acestor eforturi este ofițerul șef de confidențialitate. Chief Privacy Officer, sau CPO, este un director care este însărcinat atât cu gestionarea datelor, cât și cu relațiile cu consumatorii. El sau ea este responsabil pentru a se asigura că colectarea și stocarea datelor companiei respectă legea și că clienții se simt în siguranță continuând să-și partajeze informațiile personale cu compania.
Amploarea a ceea ce sunt considerate „informații personale” este în continuă schimbare. Legile și reglementările din majoritatea țărilor lumii definesc identificarea personală și stabilesc reguli pentru utilizarea și colectarea acesteia, dar definițiile nu sunt întotdeauna consecvente. Unele detalii personale trebuie protejate aproape peste tot, cum ar fi numerele de securitate socială sau de identificare fiscală și dosarele și informațiile de sănătate. Dacă datele, cum ar fi istoricul de navigare online, modelele de cumpărare și informațiile financiare, ar trebui considerate suficient de private pentru a fi protejate, este mult mai ambiguu.
Legi precum Legea privind portabilitatea și responsabilitatea asigurărilor de sănătate din Statele Unite și Directiva UE privind protecția datelor, care a fost implementată în toate statele membre ale Uniunii Europene, stabilesc câteva orientări cu privire la practicile adecvate de protecție a datelor. Legile privind protecția datelor sunt, de asemenea, modificate și actualizate în mod constant pe măsură ce tehnologia se schimbă. Postul de ofițer șef de confidențialitate implică identificarea practicilor companiei de protecție a datelor și asigurarea faptului că acestea îndeplinesc standardele legale ale oricărei jurisdicții în care compania își desfășoară activitatea. Deoarece o mare parte din job este de reglementare, mulți ofițeri șefi de confidențialitate sunt avocați, dar nu trebuie să fie.
Ofițerul șef de confidențialitate este, de asemenea, responsabil pentru interfața cu clienții și clienții pentru a-i asigura că (1) datele lor sunt protejate, (2) că protecția este adecvată și (3) ar trebui să continue să furnizeze date. De la apariția Internetului și pătrunderea acestuia în viața de zi cu zi, colectarea datelor a devenit la fel de importantă ca și stocarea datelor. Inițial, o companie avea nevoie de un ofițer șef de confidențialitate doar dacă avea în practică să stocheze informații sensibile în legătură cu afaceri obișnuite, așa cum ar fi o instituție financiară sau o companie de îngrijire a sănătății. În lumea online, totuși, informația este adesea moneda principală.
Companiile cu prezență pe internet pot urmări cine și-a vizitat site-urile web și de unde au venit. Aceștia pot plasa cookie-uri pe computerele vizitatorilor pentru a vedea unde merg mai departe vizitatorii și pot crea reclame pe internet pe care să le afișeze pe baza anumitor caracteristici ale utilizatorilor și a datelor amalgamate în timp. De multe ori, de asemenea, companiile pot stoca fișiere și informații despre clienți online, ceea ce le face să fie căutate, dar și mai predispuse la expunerea accidentală.
În general, este în interesul unei companii să folosească programe de arhivare, instrumente de colectare pe Internet și urmărire online pentru a rămâne competitiv. Ofițerul șef de confidențialitate este cel care se asigură că practicile companiei sunt solide și bine comunicate publicului. Pentru ca o companie să fie protejată, trebuie să existe supraveghere, iar pentru ca publicul să continue să se despartă de datele sale, trebuie să existe încredere. O datorie fundamentală a ofițerului de confidențialitate este să le satisfacă pe ambele.