Un consultant de turism corporativ lucrează ca agent de turism dedicat pentru companii mari. El sau ea trebuie să cerceteze și să facă aranjamente de călătorie pentru angajați individuali sau evenimente de grup mare, cum ar fi convențiile de afaceri. Acești consultanți oferă, de asemenea, consiliere culturală angajaților care vor călători în străinătate, pentru a-i ajuta să comunice eficient cu străinii.
Multe companii mari au mai multe sucursale care sunt situate în întreaga lume; un consultant de călătorii corporative contactează hotelurile locale din apropierea sucursalelor și discută tarifele corporative. De fapt, consultantul poate crea un contract între companie și hotel pentru a se asigura că rezervările viitoare sunt garantate la un tarif convenit. În plus, el sau ea poate discuta tarifele de grup dacă hotelul va fi folosit de mai mulți angajați ai companiei în același timp, cum ar fi pentru o întâlnire corporativă anuală.
Înainte de a recomanda un hotel pentru un contract de afaceri, consultantul de călătorii corporative va vizita de obicei hotelul pentru evaluare. Sălile de conferințe și camerele de hotel sunt inspectate în mod obișnuit pentru confort general și calitate pentru a se asigura că sunt potrivite pentru corporație. Consultantul se poate întâlni cu conducerea hotelului pentru a discuta orice nevoi speciale pe care le poate avea corporația, cum ar fi rezervarea unui etaj întreg de camere pentru o adunare corporativă mare.
Transportul la și de la hotel, precum și în timpul călătoriei, este în mod normal aranjat de consultantul de călătorii corporative. Fiecare oraș oferă diferite tipuri de transport; consultantul trebuie să cerceteze și să aleagă cea mai fiabilă, sigură și rentabilă formă de călătorie. De multe ori, consultantul de turism corporativ va lucra cu o anumită companie de închirieri auto și va crea un contract. Acest contract va oferi un tarif redus angajaților care călătoresc cu afacerea respectivă.
Călătoria implică unele riscuri, cum ar fi pierderea unui zbor de legătură din cauza întârzierilor de la aeroport. Consultantul de turism corporativ va interveni în numele angajatului care călătorește și va programa planuri alternative de călătorie; ca urmare, angajatul va fi redirecționat profesional către un alt mijloc de transport pentru ca întâlnirile importante să nu fie anulate.
În cazul călătoriilor internaționale, consultantul trebuie să cunoască obiceiurile locale specifice și documentele de călătorie cerute de lege. Consultanții ar trebui să cunoască toate legile privind pașapoartele și vizele, astfel încât toți angajații care călătoresc să aibă o călătorie simplificată între țări. Anumite regiuni pot avea obiceiuri pe care majoritatea călătorilor nu le cunosc; consultantul ar trebui să explice angajaților care călătoresc orice termeni ofensatori sau gesturi cu mâinile, astfel încât aceștia să nu fie înțeleși greșit într-o regiune străină. De exemplu, gestul mâinii „degetul mare în sus” poate fi văzut ca ofensator în unele țări.