Un funcționar de achiziții efectuează adesea lucrări de birou în departamentul de achiziții al unei organizații. El ar putea fi responsabil pentru pregătirea comenzilor și revizuirea lor pentru exactitate. O altă sarcină ar putea fi verificarea stocului și păstrarea înregistrărilor despre articolele care ar trebui comandate și când. Acest angajat ar putea fi responsabil de primirea articolelor atunci când sunt livrate. De asemenea, ar putea depune reclamații pentru mărfuri pierdute sau deteriorate la părțile corespunzătoare.
Această persoană lucrează de obicei sub supravegherea directă a unui agent de cumpărare. De obicei nu negociază contracte sau autorizează achiziții. El poate fi însă responsabil pentru depunerea acestor documente și introducerea lor într-o bază de date. El ar putea, de asemenea, să tasteze comenzi și să le urmărească expedițiile cu vânzătorii.
Odată ce o comandă a fost plasată, un funcționar de achiziții o revizuiește uneori pentru a se asigura că au fost solicitate articolele corecte, în sumele adecvate. De asemenea, se poate asigura că compania nu este suprataxată pentru marfă sau transport. El face adesea acest lucru citind comanda de cumpărare pe rând, pentru a găsi greșeli înainte de plasarea comenzii.
Un funcționar de achiziții își poate sfătui șeful cu privire la produsele care trebuie comandate. El ar putea face acest lucru ținând evidența inventarului din depozitele unei companii. Este posibil ca această persoană să fie nevoită, de asemenea, să prognozeze utilizarea viitoare a anumitor articole pentru a face o evaluare validă. El ar putea fi, de asemenea, chemat să urmărească utilizarea anumitor materiale dacă se suspectează furtul sau utilizarea abuzivă a bunurilor.
Departamentul de primire poate cere unui funcționar de achiziții să verifice dacă produsele corecte au fost expediate de la vânzător. În acest caz, persoana ar putea fi nevoită să numere articolele sau să verifice produsele față de comanda inițială. Funcționarul poate face, de asemenea, rapoarte despre articolele care sunt deteriorate în timpul transportului sau despre transporturile incomplete. El ar putea fi, de asemenea, responsabil pentru încercarea de a obține credit de la vânzător sau transportator atunci când apar aceste tipuri de probleme.
Pentru a obține un loc de muncă ca funcționar de achiziții, o persoană are, în general, nevoie doar de o diplomă de liceu. El ar trebui să aibă o bună înțelegere a operațiunilor din depozit și bune abilități de comunicare. Un fundal care include utilizarea foilor de calcul automate și a bazelor de date ar putea fi, de asemenea, util.
În SUA, Biroul de Statistică a Muncii estimează că creșterea locurilor de muncă în acest domeniu va fi probabil sub medie. Acest lucru se datorează în mare măsură faptului că metodele computerizate de comandă sunt de așteptat să fie utilizate mai des în viitor. Există, totuși, necesitatea înlocuirii lucrătorilor care s-au pensionat sau și-au schimbat domeniile de carieră, astfel încât perspectivele de angajare în multe domenii pot rămâne favorabile.