Funcționarii de aprovizionare sunt persoane care sunt însărcinate cu responsabilitatea de a gestiona zonele de aprovizionare ale companiilor într-o manieră care să asigure că toate proviziile esențiale necesare pentru funcționarea continuă a afacerii sunt disponibile în cantități suficiente. În mod obișnuit, funcționarul de aprovizionare va lucra în tandem cu supraveghetorii departamentului și agenții de achiziții pentru a determina cantitatea de articole diferite de ținut la îndemână și pentru a dezvolta criterii de recomandare bazate pe modele de utilizare ca mijloc de a menține inventarul de aprovizionare în limite rezonabile. Pentru a realiza acest lucru, un funcționar de aprovizionare va gestiona procesele utilizate pentru a plăti articolele din inventarul camerei de aprovizionare, va efectua reconcilieri periodice ale stocurilor pentru a asigura acuratețea înregistrărilor camerei de aprovizionare și va iniția rechiziții pentru agenții de achiziție cărora li se atribuie, la rândul lor, o comandă de achiziție. număr și plasat la vânzători pentru onorarea comenzii.
Una dintre sarcinile principale ale unui funcționar de aprovizionare este de a menține înregistrări precise atât pentru tipul, cât și pentru cantitatea articolelor care sunt găzduite în camera de aprovizionare. În deceniile trecute, acest lucru a fost adesea gestionat cu un anumit tip de sistem manual de înregistrare care a făcut posibilă afișarea rapidă a încasărilor de bunuri primite recent, în timp ce se înregistrează și plățile articolelor către diferite departamente. Ca parte a procesului, persoanele autorizate din acele departamente ar completa o cerere simplă pentru anumite piese sau alte articole, notând departamentul care va primi acele bunuri. Funcționarul de aprovizionare ar folosi cererea pentru a scoate articolul și cantitatea din inventar și pentru a livra acele articole reprezentantului departamentului respectiv. În acel moment, formularul de solicitare ar fi actualizat cu data și ora plății, semnat de reprezentantul departamentului, iar apoi folosit de grefierul de aprovizionare pentru a scădea acea cantitate și tipul de bun din evidențele de inventar.
Un funcționar de aprovizionare ar folosi, de asemenea, copii ale conosamentului și listelor de ambalare pentru a primi mărfurile primite și a le adăuga la inventar. În mod obișnuit, bunurile ar fi inspectate înainte de acceptare, apoi semnate și atribuite unei locații specifice în camera de aprovizionare pentru depozitare. Alocarea unor locații specifice a făcut mai ușoară recuperarea mărfurilor atunci când și după cum este necesar de către diferite departamente și, de asemenea, a minimizat șansele de erori în numărarea unităților.
Astăzi, tehnologia permite funcționarului de aprovizionare să introducă rapid actualizări ale inventarului de aprovizionare printr-o bază de date computerizată. Baza de date poate fi programată pentru a identifica orice articol care se află în apropierea unităților minime de ținut la îndemână, oferind funcționarului posibilitatea de a pregăti și de a trimite rapid cererile pentru recomandă. Utilizarea unei baze de date de aprovizionare ajută, de asemenea, la o sarcină în desfășurare comună multor sisteme de aprovizionare, cunoscută sub numele de numărare de cicluri. În esență, un număr de cicluri este o numărare fizică periodică a tuturor articolelor din inventar și este utilizată pentru a reconcilia orice discrepanțe care pot exista între înregistrările de aprovizionare și numărul real de unități ale fiecărui articol găsit în inventar. Această sarcină face posibilă să se permită orice diferențe care pot apărea din cauza erorilor de numărare sau a pieselor și a altor echipamente care pot fi declarate învechite și ajută la asigurarea faptului că proviziile esențiale sunt întotdeauna disponibile atunci când este necesar.