Un grefier de circuit este administratorul unei instanțe de circuit. Acești membri ai ramurii judiciare a guvernului acționează ca păstrători ai înregistrărilor pentru instanță. Orice lucru care este văzut în instanță lovește mai întâi biroul grefierului de circuit și oricine dorește să facă cercetări despre cazurile care au fost văzute în instanță trebuie să îl viziteze pe grefier. În mod clasic, acești oficiali sunt aleși de alegători, pentru termene care variază, în funcție de regiune, mandatele de patru până la șase ani fiind foarte frecvente.
Oricine dorește să depună un caz trebuie să îl depună grefierului de circuit. Grefierul inspectează dosarele civile, penale, juvenile și testamentare pentru a confirma că acestea sunt complete și deschide o înregistrare pentru fiecare dosar care va fi folosită pentru a urmări dosarul pe măsură ce trece prin instanță. Acești grefieri frecventează în mod regulat tribunalul sau își trimit asistenții în instanță ca reprezentanți și păstrează copii ale documentelor prezentate în instanță, hotărârile definitive și alte informații. Mulți păstrează înregistrări atât electronice, cât și pe hârtie, unii funcționari lucrând și la transformarea înregistrărilor scrise de mână vechi în formă electronică.
Un grefier de circuit este și ofițerul financiar al instanței, pe lângă faptul că este administrator. Grefierii de circuit se ocupă de taxele care sunt plătite instanței și plățile de la instanță, păstrând evidența banilor care au trecut prin instanță. De asemenea, aceștia pot acționa ca agenți de colectare sau pot contracta lucrări de colectare companiilor specializate în astfel de lucrări, astfel încât să poată colecta taxele restante datorate instanței.
În multe regiuni, grefierul de circuit păstrează, de asemenea, sigiliul Curții și poate fi implicat în proceduri judiciare, cum ar fi citirea verdictului, pe lângă păstrarea înregistrărilor. Grefierul tribunalului este de obicei asistat de o echipă de angajați, deoarece munca chiar și într-o instanță mică poate fi copleșitoare pentru o singură persoană. Acești ofițeri de instanță oferă, de asemenea, informații despre instanță, care pot fi utile persoanelor care se prezintă la tribunal, de la răspunsul la întrebări despre programul de judecată până la ajutorarea persoanelor cu dosare legale.
Persoanele care sunt interesate să cerceteze înregistrările istorice ale instanțelor din orice motiv lucrează cu grefierul de circuit pentru a găsi documentele de care au nevoie. Câteva exemple de motive pentru care oamenii ar putea dori să examineze înregistrările vechi includ: cercetarea genealogică, cercetarea asupra liniilor de proprietate istorice și a limitelor ca parte a unei căutări de titlu efectuată atunci când o bucată de imobil este vândută și cercetarea istorică.