Ce face un funcționar în automatizări de birou?

Un funcționar în automatizări de birou se asigură că toate sistemele automatizate vitale pentru operațiunile zilnice ale biroului sunt în stare de funcționare. În general, i se cere să aibă cunoștințe despre aceste sisteme în ceea ce privește funcționarea, întreținerea și repararea acestora. În cazul unei defecțiuni a echipamentului sau a mașinii, opinia funcționarului cu privire la faptul dacă repararea sau înlocuirea acesteia este mai logică și mai eficientă din punct de vedere al costurilor este adesea apreciată mai presus de alți lucrători de birou.

Pe lângă monitorizarea mașinilor și echipamentelor, este de așteptat să le opereze și un funcționar în automatizări de birou. Deseori i se atribuie în mod regulat sarcini folosind computere, imprimante și scanere. Se poate aștepta ca el să fie expert în operarea contoarelor poștale, a aparatelor de fax, a copiatoarelor și a sistemelor de telecomunicații. De preferință, cunoștințele sale despre aceste sisteme sunt suficient de extinse pentru a-i instrui pe alții cu privire la funcționarea corectă.

În unele medii de afaceri, funcționarul de automatizare de birou este obligat să opereze și să întrețină alte echipamente, cum ar fi dispozitivele de monitorizare a securității și porțile de securitate. Munca lui poate presupune verificarea și verificarea acreditărilor vânzătorilor, antreprenorilor și vizitatorilor. În atmosfere excepțional de sigure, i se poate cere să efectueze scanări corporale cu un detector de metale portabil.

Deoarece întreținerea și operarea echipamentelor de birou poate să nu fie o muncă cu normă întreagă în unele medii, funcționarul îndeplinește de obicei o varietate de sarcini de asistență administrativă. Cunoștințele sale generale și versatilitatea abilităților îl fac de obicei un bun valoros al companiei. El plutește în mod regulat printre departamente pentru a ajuta la proiecte, în măsura în care timpul îi permite.

Aceste responsabilități suplimentare includ de obicei întreținerea și actualizarea manualelor și publicațiilor tehnice. De asemenea, i se poate cere să asiste la depunerea și arhivarea documentelor. Ocazional, el poate fi chemat să ajute cu serviciul pentru clienți și cu sarcinile de recepție, cum ar fi răspunsul la apelurile primite și salutarea vizitatorilor. Dacă este considerat a fi calificat în comunicarea scrisă, i se poate cere să revizuiască corespondența pentru gramatică, punctuație și conținut.

Camera de corespondență folosește adesea asistența unui funcționar de automatizare de birou. Discreția și judecata lui, în general, pot fi de încredere pentru a determina confidențialitatea corespondenței primite și trimise. I se poate cere să se asigure că e-mailul este adresat corect și că sunt aplicate poștale adecvate. În cazul în care se apelează la curieri externi, funcționarul este adesea chemat să organizeze serviciile și să urmărească ridicările și livrările.

Poziția de funcționar în automatizări de birou nu necesită nicio educație formală, deși o diplomă de liceu sau echivalentă este de obicei o condiție prealabilă pentru luare în considerare. Experiența în operațiuni de birou este foarte apreciată, la fel ca o bună aptitudine în operarea și repararea mașinilor de birou. Lucrătorii din această poziție pot căuta o promovare la specialist în automatizare de birou, o poziție care plătește în general un salariu mai mare și poate oferi mai multe responsabilități la locul de muncă, provocări și oportunități de avansare.