În majoritatea jurisdicțiilor, tot ceea ce se întâmplă într-un caz în instanță este înregistrat pe ceea ce se numește fișa de dosar. De regulă, fiecare instanță are o persoană care este responsabilă cu introducerea informațiilor pe foaia de proces pentru fiecare caz. Grefierul, așa cum este numit, va avea, în general, o varietate de atribuții de birou în cadrul biroului instanței, al căror principiu este menținerea dosarelor în fiecare dosar al cauzei, precum și pe sistemul informatic al instanței, dacă este cazul.
Angajații care lucrează într-un birou de judecată pot varia oarecum în funcție de jurisdicție; cu toate acestea, există câțiva angajați cheie găsiți în majoritatea birourilor judecătorești. Majoritatea instanțelor au un executor judecătoresc, a cărui sarcină este să mențină ordinea în instanță, un reporter care înregistrează procedurile și un grefier care menține dosarele instanței. În funcție de mărimea instanței, grefierul poate îndeplini și alte sarcini de secretariat sau se poate concentra doar pe întreținerea dosarelor.
Când se deschide un dosar în instanță, trebuie creat un dosar fizic pentru a ține evidența tuturor dosarelor în cauză. În multe instanțe se creează și un dosar electronic pe sistemul informatic al instanței. Unul dintre primele documente introduse în dosar va fi o fișă de dosar. Foaia de dosar este pur și simplu o bucată de hârtie care permite păstrarea unei evidențe a tot ceea ce se întâmplă în caz și data la care s-a întâmplat.
Atunci când o întâmpinare este depusă într-o cauză judecătorească, partea care inițiază, în general, trebuie să depună pledoaria grefierului. Grefierul va ștampila apoi documentul cu data și ora la care a fost depus. Înscrisul original poate fi apoi introdus direct la dosar sau transmis judecătorului pentru revizuire, în funcție de care este pledoaria depusă. De asemenea, poate fi necesară înregistrarea dosarului în sistemul de înregistrare computerizat al instanței.
Pe lângă ținerea evidenței documentelor depuse într-un caz, o fișă de dosar poate include și un rezumat al procedurilor judiciare. De exemplu, dacă are loc o audiere inițială sau o audiere preliminară, fișa de proces ar indica un rezumat de bază a ceea ce s-a întâmplat la audiere. Grefierul este responsabil pentru introducerea unui rezumat al procedurii de fiecare dată când cazul este în fața instanței. Când cazul se încheie, grefierul va fi responsabil pentru închiderea corectă a dosarului.