Un grefier al instanței penale asistă de obicei un judecător al instanței penale în procesarea probelor, documentelor și înregistrărilor referitoare la cauzele de drept penal deținute în sala de judecată. Una dintre responsabilitățile principale ale grefierului penal este menținerea dosarelor juridice care conțin înregistrările cauzelor sau proceselor de judecată desfășurate în instanță. Grefierul penal primește și documente de la avocați și inculpați care trebuie depuse în dosar penal.
Cele mai multe circumscripții penale au statut care impun depunerea și menținerea anumitor documente legale, care de obicei trebuie să fie depuse și păstrate în evidență pentru toate cauzele penale care au loc în district. Din acest motiv, grefierul penal are o mare responsabilitate de a păstra cu exactitate aceste dosare legale în ordine. Dosarele juridice sunt de obicei considerate înregistrări publice și pot fi solicitate spre revizuire de către avocați, inculpați, procurori și mass-media. În general, grefierul va primi și răspunde acestor solicitări cu documentele corespunzătoare. Ocazional, un judecător al instanței penale poate ordona ca toate dosarele legale care se referă la un anumit caz să fie sigilate publicului, caz în care grefierul va trebui să fie conștient de acest lucru și să protejeze acele dosare împotriva accesului.
Grefierii judecătorești primesc și procesează, de asemenea, plățile amenzilor evaluate de un judecător și pot primi taxe de depunere și alți bani solicitați de lege la momentul depunerii unui document legal. Din cauza potențialului de furt și a naturii sensibile a documentelor juridice aflate sub controlul lor, grefierii instanțelor penale sunt de obicei supuși unor verificări intense a antecedentelor în momentul angajării. De asemenea, li s-ar putea cere să depună o obligațiune în unele districte.
Educația persoanelor care doresc să devină grefieri penali include, de obicei, cursuri de terminologie juridică, cercetare juridică, redactare juridică și proceduri din sala de judecată care duc la o diplomă de asociat sau un certificat în educație juridică. Un grefier al instanței penale va trebui, de asemenea, să se familiarizeze cu regulile și procedurile instanței pentru districtul în care va fi angajat. Programele parajuriști includ de obicei cursurile necesare pentru a deveni grefier al instanței penale. Aceste programe sunt disponibile la multe colegii și universități comunitare și sunt uneori aprobate de Asociația Baroului American. De obicei, un student ar trebui să verifice pentru a vedea dacă programul este acreditat corespunzător.