Un manager de achiziții hoteliere negociază contracte cu furnizorii și gestionează multe elemente ale operațiunilor de zi cu zi într-o anumită locație sau într-un lanț de hoteluri. Solicitanților pentru aceste locuri de muncă li se cere de obicei să fi absolvit un curs de licență în administrarea afacerilor, managementul ospitalității sau un subiect conex. În plus, mulți angajatori preferă să angajeze persoane care au experiență anterioară de lucru în industria hotelieră sau hotelieră.
Hotelurile cumpără în mod regulat alimente și băuturi de la vânzători, iar aceste produse alimentare sunt vândute prin magazinele interne sau în bar și restaurant. Managerul de achiziții al hotelului trebuie să contacteze firmele de distribuție și să negocieze oferte pentru ca comenzile în vrac de bunuri să fie livrate pe site. Procedând astfel, managerul trebuie să se asigure că clădirea are suficient spațiu de depozitare pentru a conține aceste bunuri și că proviziile nu vor expira înainte de a fi utilizate. Contractele de aprovizionare pot rămâne în vigoare săptămâni, luni sau ani și, de-a lungul timpului, un manager de achiziții hotelier poate încerca să renegocieze astfel de oferte dacă alți furnizori încep să ofere pachete de aprovizionare cu costuri mai mici.
Pe lângă bunurile perisabile, un manager de achiziții hotelier trebuie să achiziționeze și bunuri de folosință îndelungată, cum ar fi mobilier, lenjerie de pat și echipamente informatice. Un manager poate intra în negocieri cu mai multe firme înainte de a conveni asupra unui acord de aprovizionare. Unele tipuri de bunuri și echipamente sunt cumpărate rar, caz în care ofertele de aprovizionare sunt adesea evenimente unice. Alte tipuri de bunuri de folosință îndelungată trebuie înlocuite relativ rapid din cauza utilizării intense, caz în care managerul poate încheia un contract pe termen lung cu un anumit furnizor.
După ce a achiziționat bunurile necesare, un manager trebuie să ia legătura cu managerii de restaurant, bar și magazine și să stabilească prețuri pentru diferite produse pe care oaspeții hotelului le pot cumpăra. Administratorii încearcă să stabilească prețuri competitive pentru articole, astfel încât oaspeții să nu fie tentați să părăsească clădirea și să cumpere aceleași tipuri de mărfuri de la comercianții cu amănuntul din apropiere. În ciuda încercării de a menține prețurile scăzute, managerii trebuie, de asemenea, să se asigure că prețul de vânzare al bunurilor este suficient de mare pentru a acoperi costul de cumpărare a stocurilor și alte costuri, cum ar fi taxa de vânzare.
În cadrul lanțurilor hoteliere mari, un manager de achiziții hotelier poate prezida o echipă de asociați de achiziții, fiecare dintre care are sarcina de a gestiona o locație sau un tip de produs. Managerii trebuie să se asigure că limitele bugetare generale nu sunt depășite. Pentru a realiza acest lucru, managerul poate fi nevoit să-și petreacă timp antrenând asociații despre tehnicile și strategiile de negociere.