Un planificator de evenimente profesionist este un bărbat sau o femeie care organizează, organizează și gestionează diverse evenimente și întâlniri corporative, publice și private. El sau ea găsește locații adecvate, negociază zilele, orele și tarifele și determină nevoia de mâncare, băuturi, mese și echipamente. Mulți planificatori de evenimente participă efectiv la convențiile, întâlnirile sau concertele pe care le organizează pentru a se asigura că toate nevoile participanților sunt îndeplinite. Un profesionist poate fi angajat de o firmă de planificare, un comitet intern al unei afaceri sau poate conduce o afacere independentă.
Trebuie pus mult timp și efort în planificarea unui eveniment mare. Multe companii, agenții guvernamentale și organizații pur și simplu nu au timpul, experiența și resursele pentru a organiza o adunare de calitate. Un planificator de evenimente profesionist poate elimina stresul clienților și companiilor, asumându-și toate sarcinile implicate în planificarea și executarea unei convenții. De obicei, i se oferă o idee de bază despre ce este un eveniment, inclusiv de ce are loc, informații despre buget și numărul de persoane care vor fi prezenți. Planificatorul de evenimente caută apoi cele mai bune locații, negociază tarifele și stabilește datele și orele.
În funcție de tipul de adunare, un planificator de evenimente profesionist poate avea nevoie să organizeze servicii de catering, divertisment sau echipamente speciale, cum ar fi microfoane, aparate video și proiectoare pentru seminarii și conferințe. Odată ce totul a fost programat, planificatorul de evenimente supraveghează aranjarea scaunelor, meselor și decorațiunilor și gestionează alte sarcini pregătitoare la fața locului. El sau ea participă adesea la evenimente, asigurându-se că mâncarea și băuturile răcoritoare nu se epuizează și că clienții lor sunt mulțumiți de munca lor.
Mulți planificatori de evenimente lucrează pentru companii mari de planificare, unde de obicei sunt desemnate sarcini specifice, cum ar fi stabilirea tarifelor sau găsirea locațiilor adecvate. Cu toate acestea, un planificator de evenimente profesionist independent își asumă adesea toate sarcinile implicate, inclusiv promovarea, marketingul, finanțarea și supravegherea evenimentelor. Munca poate fi agitată, deși un profesionist cu experiență ia toate măsurile de precauție și pașii pregătitori necesari pentru a se asigura că lucrurile merg bine.
Nu există cerințe stabilite pentru a deveni un planificator de evenimente profesionist, deși mulți oameni dețin diplome de asociat sau de licență în managementul afacerilor, relații publice, comunicații sau finanțe. Multe organizații naționale oferă abonamente și teste voluntare de certificare a planificatorului de evenimente, care pot ajuta un profesionist să-și îmbunătățească acreditările și șansele de a găsi un loc de muncă. Certificarea este deosebit de importantă pentru planificatorii independenți, astfel încât clienții pot fi siguri că au de-a face cu profesioniști.