Funcția unui registrator corporativ depinde de contextul în care este utilizat titlul. Există două aplicații obișnuite ale titlului. Un registrator corporativ este entitatea guvernamentală care autorizează formațiunile de afaceri și reglementează entitățile autorizate până când acestea sunt dizolvate oficial. Registratorii corporativi pot fi, de asemenea, instituții financiare care sunt angajate de corporații pentru a menține o evidență a dreptului de proprietate asupra acțiunilor și obligațiunilor sale în circulație în scopuri de păstrare a evidenței și pentru a împiedica corporația să emită mai multe acțiuni care au fost autorizate. În ambele cazuri, registratorul corporativ funcționează în primul rând ca un arhivar de informații pentru a ține evidența listei de înregistrare curentă.
În țările cu sectoare de afaceri private, cum ar fi SUA, Marea Britanie și Canada, registratorul corporativ este agenția guvernamentală care acordă licențe întreprinderilor pentru a funcționa. Este locul în care corporațiile își depun actul constitutiv pentru lansarea oficială a companiei și unde alte tipuri de entități își depun actele de constituire. Aceste agenții sunt registratori, deoarece păstrează evidența publică a entităților comerciale autorizate dintr-o jurisdicție. În mod obișnuit, un membru al publicului poate contacta biroul de înregistrare pentru a determina statutul înregistrării afacerii unei companii.
Registratorii guvernamentali gestionează, de asemenea, obligațiile anuale de înregistrare ale întreprinderilor și oferă servicii administrative, cum ar fi procesarea modificărilor la înregistrarea unei companii, furnizarea de copii ale documentelor și certificarea statutului unei companii. În acest context, registratorul corporativ gestionează, de asemenea, dizolvarea societăților comerciale și retrage din evidență autoritatea unei societăți de a face afaceri în jurisdicție atunci când își închide porțile. În SUA, de exemplu, fiecare stat are un registrator corporativ, care este de obicei secretarul de stat. Lucrătorii din divizia de afaceri a secretariatului îndeplinesc o serie de sarcini administrative care mențin evidența publică a entităților comerciale înregistrate.
Cealaltă utilizare comună a titlului de registrator corporativ este prin numirea unei instituții financiare pentru a menține evidența titlurilor de valoare restante ale unei corporații. Din punct de vedere tehnic, o corporație poate desemna pe oricine să mențină această înregistrare. În multe corporații mici, de exemplu, secretarului consiliului i se poate atribui această sarcină și acest titlu. Pentru corporațiile majore cu milioane de acțiuni în circulație, totuși, singura abordare practică este ca un specialist să mențină evidența proprietății.
Instituțiile financiare care funcționează ca registratori corporativi țin evidența numelor și adreselor actualilor proprietari de acțiuni și obligațiuni. De fiecare dată când o securitate își schimbă mâinile, schimbarea este capturată și înregistrată. Aceste instituții lucrează mână în mână cu brokerii și comercianții pentru a colecta aceste informații pentru evidență. Deși evidența păstrată de registratorul corporativ nu determină dreptul de proprietate, aceasta permite companiei să trimită prin poștă notificări importante proprietarilor, așa cum este cerut de autoritățile de reglementare. De asemenea, instituția financiară ține evidența numărului total de acțiuni în circulație, astfel încât corporația nu emite mai multe acțiuni decât este autorizat.