Un reprezentant de înregistrare se referă în mod obișnuit la o persoană care lucrează la un spital sau la alt furnizor mare de servicii medicale, asistând și înregistrând pacienții atunci când vin pentru prima dată. În unele cazuri, acest titlu de post poate fi folosit în alte medii, totuși; totul, de la o persoană care ajută studenții să se înscrie la cursuri la un colegiu sau universitate, până la o persoană de pe o navă de croazieră care înscrie oaspeții în camerele lor la sosire. Aceste fișe de post pentru un reprezentant de înregistrare sunt totuși mult mai puțin frecvente. De cele mai multe ori, această persoană va saluta oamenii la un spital, indiferent dacă sunt acolo pentru analize programate sau sosesc pentru o urgență.
Majoritatea spitalelor mai mari au două departamente de înregistrare. Unul va fi probabil situat într-o zonă de ambulatoriu, unde pacienții care vin la spital pentru teste și proceduri programate vor sosi pentru a se face check-in. Al doilea departament de înregistrare va fi situat în zona departamentului de urgență. Fiecare dintre aceste departamente va avea probabil un reprezentant de înregistrare de serviciu în orice moment; majoritatea spitalelor vor avea un număr de reprezentanți care lucrează simultan, astfel încât pacienții să nu fie nevoiți să aștepte. Angajații care lucrează în ambulatoriu pot avea un program mai regulat, deoarece este puțin probabil ca acesta să fie deschis noaptea.
Zilnic, reprezentantul de înregistrare va saluta pacienții când intră în spital sau unitatea de sănătate. El sau ea va colecta informații de bază de la pacienți, cum ar fi numele, adresa și informațiile de contact în caz de urgență. Reprezentantul va introduce, de asemenea, informațiile de asigurare în computer și va determina motivul vizitei pacientului. Odată ce toate aceste informații sunt colectate, reprezentantul de înregistrare va îndruma pacientul către locația potrivită pentru a primi tratament sau pentru a merge la programarea acestuia. Din acest motiv, este necesar ca reprezentantul să aibă o înțelegere aprofundată a unității și a diferitelor departamente.
Un reprezentant de înregistrare ar putea fi, de asemenea, responsabil pentru răspunsul la telefoane pentru a răspunde la întrebările pacienților, precum și pentru menținerea unui sistem de înregistrare, fie că acesta este pe hârtie sau digital. Este foarte important ca oricine în această poziție să fie orientat spre detalii și responsabil, precum și discret cu informații sensibile despre pacient. Pentru cei care lucrează într-un departament de urgență, este important să aibă capacitatea de a păstra calmul și controlul în situații stresante sau supărătoare. Aceasta este de obicei o poziție de nivel de intrare în majoritatea unităților de asistență medicală, dar există adesea oportunități de promovare în diferite zone administrative.