Secretarii pot avea o serie de sarcini în funcție de locul lor de muncă, dar, în general, aceștia sunt responsabili cu menținerea birourilor în funcțiune prin îndeplinirea unui amestec de sarcini administrative și de management de nivel scăzut. Acești profesioniști răspund în mod obișnuit la telefoane și la corespondența prin e-mail și gestionează sistemele de fișiere; pot, de asemenea, să sorteze corespondența, să organizeze întâlniri și să coordoneze comunicările între birouri. În cele mai multe cazuri, munca este considerată „nivel de intrare”, ceea ce înseamnă că nu sunt necesare abilități speciale sau calificări educaționale pentru succes. La fel, de obicei este loc de avansare. Oamenii cu mult potențial sau experiență se găsesc adesea în cursa pentru locuri de muncă din ce în ce mai prestigioase, cu salarii din ce în ce mai mari.
Posturile de asistent administrativ, funcționar și asistent personal sunt de obicei incluse în această umbrelă. Toate aceste poziții sunt administrative și toate se concentrează, de obicei, pe documente și gestionarea electronică a documentelor. Una dintre singurele excepții sunt „secretarii” la nivel guvernamental sau alți oficiali, cum ar fi secretarul apărării sau secretarul Trezoreriei. Deși aceste titluri pot sugera o funcție pur de nivel scăzut, oficialii în aceste roluri au, în general, un rang destul de înalt și, de obicei, fac ei înșiși puțin sau deloc muncă administrativă sau de birou.
Abilități clericale
Managementul biroului este una dintre cele mai importante sarcini de secretariat. Această categorie de muncă poate fi oarecum largă, dar aproape întotdeauna implică sarcini administrative și de birou. Secretarii gestionează în mod obișnuit documentele de la birou, care includ trimiterea și primirea corespondenței, crearea și organizarea sistemelor de arhivare și gestionarea corespondenței. În majoritatea setărilor, abilitățile de calculator și de procesare a textului sunt esențiale.
Răspunsul la apeluri telefonice este, de asemenea, o parte importantă a jobului în majoritatea locurilor. Secretariatele sunt adesea primele persoane cu care clienții și clienții vor vorbi atunci când telefonează la o afacere. Ca atare, de obicei sunt necesare bune maniere și un comportament politicos. De obicei, profesioniștii trebuie să dea dovadă de mult tact atunci când preiau mesaje, pun apelanții în așteptare sau răspund la întrebări de bază.
Programare și calendarizare
În multe setări, personalul administrativ este responsabil de gestionarea calendarelor de birou, precum și a calendarelor individuale ale angajaților. Ei sunt adesea responsabili de programarea întâlnirilor și întâlnirilor și de a avea grijă de conflicte și rezervări duble. Această sarcină este deosebit de pronunțată în locuri precum cabinetele medicale în care pacienții solicită în mod constant programări, dar poate apărea oriunde sunt „la cerere” angajații de nivel superior. Chiar dacă este vorba doar de programarea unei întâlniri de prânz sau de aranjarea rezervărilor pentru cină, secretarele sunt de obicei unele dintre primele persoane la care directorii și managerii apelează pentru ajutor.
Atributii de management
Pe lângă abilități de birou, personalul administrativ trebuie să fie manageri de timp și oameni. Aceștia trebuie să anticipeze nevoile personalului de birou, să rezolve rapid problemele interne și să lucreze eficient pentru a coordona și a reuni diferite persoane. Abilitățile excelente ale oamenilor sunt cu adevărat importante, în special atunci când vine vorba de managementul directorilor și alți membri importanți ai personalului. O mare parte din slujbă poate fi „în culise”, cu secretarele care anticipează nevoile și cerințele superiorilor lor chiar înainte de a face cererile.
Poziția în ierarhia personalului
În cele mai multe birouri, secretarele sunt considerate oarecum de nivel scăzut și sunt aproape întotdeauna aproape de partea de jos a ordinii de ciocolată a biroului. Ei răspund de obicei atât la nivelul mediu, cât și la conducerea superioară și, de obicei, trebuie să îi ajute pe toată lumea în mod egal. Afacerile și birourile mari au adesea grupuri de secretariate întregi, caz în care apare ceva de o ierarhie mai nuanțată. În aceste setări, unii lucrători pot fi însărcinați cu locuri de muncă ușoare, cum ar fi depunerea și răspunsul la apeluri telefonice, în timp ce alții pot gestiona programele și pot interacționa cu personalul de rang superior. Avansarea în aceste birouri depinde de obicei de timp și experiență.
Unele dintre cele mai prestigioase locuri de muncă pe care le poate obține o secretară sunt în domeniul asistenței personale. Mulți directori seniori și lideri corporativi au administratori dedicați a căror viață de muncă este dedicată îngrijirii și gestionării programului unui singur lider. Acest tip de secretară trebuie să lucreze în mod obișnuit ore lungi și să facă față unor solicitări și solicitări uneori imprevizibile, dar este adesea printre cei mai bine plătiți și cei mai respectați din profesie.
Cerințe de pregătire și școlarizare
Angajatorii diferiți au cerințe diferite pentru modul în care sunt educate secretarele lor. În unele cazuri, o diplomă de liceu sau o diplomă echivalentă este tot ceea ce este necesar, în timp ce în altele, se preferă certificările sau diplomele de secretariat efective. Colegiile comunitare și școlile profesionale oferă frecvent programe în care studenții interesați pot învăța profundele și dezavantajele procesării de text și managementului biroului. A urma acest tip de curs este adesea o idee bună, chiar dacă nu este strict necesar, deoarece poate ajuta o aplicație să iasă în evidență și poate oferi noilor angajați un avans atunci când vine vorba de experiență.
Circumstanțe speciale: secretari oficiali și guvernamentali
Termenul „secretar” nu se poate atașa întotdeauna unui administrator de birou. În unele cazuri, în special cele care implică oficiali guvernamentali de rang înalt, desemnarea poate fi utilizată cu titlu onorific pentru a indica managementul unui sector larg de afaceri. Funcționarii care conduc departamente sau supraveghează diviziile guvernamentale majore pot folosi titluri de secretariat, dar locurile lor de muncă nu trebuie confundate cu roluri mai comune de management de birou.