Un secretar administrativ de rang înalt este de obicei repartizat unui executiv sau departament și poate fi responsabil de lucrătorii de nivel inferior, cum ar fi recepționerii sau asistenții cu fracțiune de normă. Această poziție este de obicei un raport direct al departamentului sau al individului. Un secretar administrativ va trebui să cunoască calculator, să aibă abilități de organizare și de oameni și să fie capabil să se ocupe de sarcinile întâlnirilor, de cercetare și aranjamentele de călătorie. Postul impune de obicei salarii mai mari, mai ales dacă munca este specializată.
Asistenții pot îndeplini sarcini generale, cum ar fi răspunsul la telefonul companiei, corespondența, arhivarea și gestionarea corespondenței, dar secretarul administrativ este, de obicei, responsabil doar pentru departamentul sau directorul susținut. Unele departamente care utilizează asistenți specializați includ resurse umane, contabilitate și juridice. Secretarul poate acționa ca o legătură între departament sau executiv și restul biroului și poate, de asemenea, să trateze direct cu clienții.
Cerințele pentru o poziție de secretar administrativ includ capacitatea de a utiliza toată tehnologia de birou, cum ar fi computere cu diverse software și uneori un dispozitiv de dictare. Multe companii caută astăzi candidați care dețin diplome, dar experiența anterioară poate fi luată în considerare, cu excepția cazului în care munca este foarte specializată. Secretarii juridici, de exemplu, vor avea nevoie de pregătire specifică pentru a lucra cu documentele judecătorești. Secretarele medicale trebuie să cunoască facturarea și codificarea împreună cu terminologia medicală.
Secretarelor administrative li se va cere adesea să organizeze întâlniri și teleconferințe între șef, alți directori și clienți și să planifice evenimente pentru birou sau vizitatori. Abilitatea de a găsi informații online și de a menține contacte cu vânzătorii este utilă, la fel ca și experiența în efectuarea aranjamentelor de călătorie. În resursele umane și contabilitate, capacitatea de a păstra confidențialitatea este importantă atunci când aveți de-a face cu evidențele private ale angajaților și informațiile financiare.
Titularul acestui post i se poate cere să asiste la instruirea și supravegherea angajaților de nivel inferior. Întrucât companiile combină din ce în ce mai mult responsabilitățile, un secretar administrativ poate câștiga experiență de management în cronometrare, programare și delegare. Acest lucru va ajuta la trecerea mai departe în cadrul unei companii într-o poziție în administrarea sau managementul biroului. Candidații pentru un post de administrator de birou vor avea nevoie de abilități excelente de oameni, precum și cunoștințe despre politicile companiei și măsurile disciplinare.
Pentru cei care caută o carieră ca secretar administrativ, cursurile de afaceri la un colegiu comunitar sau o universitate pot oferi instruire în programe de calculator, matematică, păstrarea înregistrărilor și comunicații. Certificarea profesională este disponibilă pentru asistenții generali și cei care doresc să intre în domeniul juridic și medical. În multe cazuri, o diplomă sau un certificat poate aduce un salariu mai mare. Programele în contabilitate și resurse umane vor beneficia solicitanții de locuri de muncă care sunt interesați de acele domenii de activitate administrativă.