Stagiarii de salarizare sunt angajați începători care primesc pregătire la locul de muncă înainte de a trece la posturi permanente de grefier de salarizare. La fel ca un funcționar stabilit, un stagiar de salarizare procesează plățile salariilor angajaților și face orice deduceri necesare pentru a acoperi impozitele și alte costuri. Stagiarii lucrează în mod normal sub supravegherea directă a funcționarilor cu experiență sau a managerilor de departament.
În mod obișnuit, un stagiar de salarizare trebuie să fi absolvit liceul, dar majoritatea firmelor nu se așteaptă ca cursanții să aibă diplome universitare, deoarece locurile de muncă de funcționar sunt în mod normal poziții de nivel de intrare. Stagiarilor li se arată cum să citească fișele de pontaj ale angajaților care includ informații precum orele de lucru ale angajatului. Legile muncii din unele țări impun angajatorilor să plătească bani suplimentari sau ore suplimentare angajaților al căror program săptămânal de lucru depășește anumite maxime. Firmele folosesc coduri de salarizare pentru a distinge orele de lucru obișnuite de orele suplimentare, concediu și timp de boală. În timpul perioadei inițiale de orientare, cursanții sunt învățați despre diferitele coduri de salarizare și despre cum să introducă informații în sistemele și software-ul de salarizare.
În multe țări, angajatorilor li se cere să rețină impozitele din salariile angajaților, iar funcționarii și stagiarii sunt responsabili pentru calcularea acestor rețineri obligatorii. Funcționarii calculează salariile anuale ale angajaților și folosesc o matrice a ratei de impozitare pentru a determina suma impozitului pe care trebuie să o plătească fiecare angajat. Prin urmare, un stagiar de salarizare trebuie să aibă abilități bune de matematică și un ochi pentru detalii. În plus, lucrătorii din unele țări pot face contribuții înainte de impozitare în conturile de pensii și de asistență medicală, caz în care funcționarii și stagiarii trebuie să deducă bani din salariile și să facă aranjamente pentru ca banii să fie depozitați în conturile corespunzătoare.
Ocazional, managerii departamentelor și angajații fac erori atunci când introduc informațiile privind salarizarea, iar un stagiar privind salarizarea trebuie să verifice corectitudinea cardurilor de pontaj înainte de a procesa orice plăți. Deseori, cursanții trebuie să contacteze angajații pentru a rezolva probleme legate de astfel de erori, ceea ce înseamnă că cursanții trebuie să aibă bune abilități administrative și interpersonale. Legile din multe țări impun angajatorilor să păstreze informațiile privind salariile în dosar timp de câțiva ani, iar stagiarii sunt adesea însărcinați cu depunerea documentelor de salarizare.
Pe o bază de zi cu zi, un stagiar de salarizare este responsabil pentru același tip de sarcini și responsabilități ca un angajat permanent al departamentului de salarizare. În timp ce funcționarii de salarizare sunt de obicei responsabili pentru propria lor muncă, munca unui stagiar de salarizare este în mod normal inspectată de un supervizor înainte de procesarea oricăror plăți ale salariilor. În plus, cursanții trebuie adesea să finalizeze teste pe diferite aspecte ale muncii lor înainte de a putea începe să se ocupe de sarcini mai complexe. Stagiarii care fac erori minime pot lucra în cele din urmă fără supraveghere directă. Când se întâmplă acest lucru, procesul de formare se termină de obicei, iar cursanții devin funcționari cu drepturi depline la salarizare.