Funcționarii și administratorii de salarizare sunt responsabili pentru plata angajaților companiei, deducerea impozitelor din salarii și transferul de fonduri din salarii în conturile de pensii și fondurile de asigurări. Multe companii nu solicită funcționarilor să fi urmat vreun fel de pregătire formală. Cu toate acestea, multe colegii oferă cursuri de procesare a salariilor, iar unele firme solicită funcționarilor să fi obținut aceste calificări de salarizare sau să aibă o diplomă de colegiu. Alte tipuri de calificări de salarizare pe care angajatorii le preferă includ licențe de contabilitate și diferite tipuri de acreditări de resurse umane.
În general, angajatorii cer angajaților departamentului de salarizare să fi absolvit liceul. Multe colegii oferă cursuri pe termen scurt, fără diplomă, în procesarea salariilor sau a contabilității, iar aceste tipuri de calificări de salarizare sunt adesea căutate de angajatori. În unele cazuri, cursurile de contabilitate pot acoperi practicile contabile în general, mai degrabă decât contabilitatea salariilor, dar conceptele învățate în timpul acestor sesiuni pot fi aplicate la munca de salarizare, precum și la alte tipuri de muncă administrativă.
Companiile majore angajează un număr mare de funcționari, iar unele firme preferă ca funcționarii seniori să aibă cunoștințe ample de contabilitate, deoarece procesarea salariilor poate fi destul de complexă atunci când sunt implicați un număr mai mare de lucrători și sume semnificative de bani. În multe țări, autoritățile de reglementare sau asociațiile de contabilitate administrează examene de contabilitate, iar candidații de succes primesc licențe sau certificate de absolvire. Aceste acreditări contabile se numără printre calificările de salarizare care sunt adesea enumerate ca cerințe prealabile pentru locuri de muncă în listele de angajare. Pe lângă cursurile formale de contabilitate, unele colegii oferă cursuri de contabilitate în timpul cărora sunt predate principiile contabile de bază. Oamenii care participă la aceste cursuri sunt adesea capabili să obțină un loc de muncă ca funcționari de salarizare.
La unele firme, personalul de resurse umane (HR) este responsabil de negocierea salariilor personalului și de procesarea salariilor. În consecință, persoanele care doresc să lucreze în departamentul de salarizare trebuie, în mod normal, să aibă experiență anterioară în domeniul resurselor umane. Unele colegii oferă cursuri profesionale în managementul resurselor umane, iar aceste clase includ uneori un segment despre procesarea salariilor. În plus, unii angajatori preferă să angajeze funcționari care au diplome universitare în materie de contabilitate, cum ar fi matematica sau finanțele, în timp ce alte firme caută candidați cu diplome de licență în managementul resurselor umane.
Firmele de tehnologia informației (IT) comercializează anumite tipuri de programe software de salarizare pentru întreprinderi de toate dimensiunile. Unele firme de IT trimit formatori corporativi pentru a conduce cursuri la locul de muncă, în timpul cărora funcționarii sunt învățați cum să folosească acest software. Alte firme creează module de formare online sau trimit materiale de instruire cu programe software. Deoarece multe programe software sunt utilizate în întreaga industrie, unii angajatori solicită solicitanților de locuri de muncă să fi urmat un fel de formare software și, în unele cazuri, calificările de salarizare pe care le caută aceste firme pot include un certificat de finalizare.