Un stagiar în managementul evenimentelor lucrează sub tutela unui manager de evenimente pentru a se asigura că toate aspectele unui eveniment planificat se desfășoară fără probleme. Managementul evenimentelor este un termen folosit pentru a descrie actul de planificare și execuție a evenimentelor, iar multe școli oferă diplome în management hotelier și ospitalitate pentru a pregăti manageri de evenimente. Stagiarul în managementul evenimentului lucrează cu managerul evenimentului pentru a coordona tema, bugetul, mâncarea, locul de desfășurare, muzica, comunicatele de presă, securitatea și multe alte aspecte logistice necesare la găzduirea unui eveniment.
Tema este de obicei primul element discutat atunci când managerii de evenimente lucrează cu un client. Înțelegerea exactă a ceea ce își dorește clientul îl ajută pe managerul de evenimente și pe stagiarul managerului de evenimente să știe de unde să înceapă. Posturile de stagiar implică adesea cercetarea istoriei din spatele temei pentru a obține acuratețea istorică. De exemplu, o petrecere costumată Gone with the Wind ar trebui să includă rochii înainte de război și, eventual, chiar mâncare și muzică din epocă. Stagiarul managerului de evenimente cercetează elementele normale din acea perioadă de timp și oferă managerului de eveniment detaliile necesare pentru a dezvolta un plan.
Bugetarea este un alt aspect important în planificarea evenimentelor. Odată ce tema este stabilită, managerul evenimentului va discuta cu clientul pragurile bugetare pentru a determina suma de cheltuieli disponibilă. Stagiarul este apoi responsabil să solicite oferte de la diferiții furnizori, să consolideze informațiile și să furnizeze managerului evenimentului un raport de revizuit. În funcție de raportul final, pot fi necesare negocieri pentru a se asigura că nevoile clientului sunt îndeplinite. Stagiarul poate participa la negocieri între managerul evenimentului și fie vânzători, fie client pentru a afla cum se desfășoară arta negocierii.
Un stagiar în managementul evenimentelor este uneori considerat un „gopher” datorită numărului de sarcini de ultimă oră atribuite. Pe măsură ce ziua evenimentului se apropie, multe activități mici, cum ar fi apelarea pentru a confirma livrările sau verificarea listei de RSVP, revin cursantului. Sesiunile zilnice de feedback sunt obișnuite în care managerul evenimentului și stagiarul parcurg o listă de verificare pentru a se asigura că toate aspectele sunt tratate la timp.
În ziua evenimentului propriu-zis, stagiarul în managementul evenimentului are de obicei sarcina de a coordona în culise cu diferiții furnizori. Lucruri banale, cum ar fi programarea zonelor de parcare și de descărcare pentru vânzători, precum și confirmarea articolelor corecte comandate, au fost livrate cursantului. Când evenimentul a început, managerul evenimentului poate face parte din festivități, iar stagiarul va monitoriza continuu vânzătorii pentru a se asigura că lucrurile merg bine.
Odată ce evenimentul se încheie, managerul și stagiarul în managementul evenimentului vor lucra cu vânzătorii pentru a se asigura că locația este lăsată în stare impecabilă și că toate materialele sunt îndepărtate. În zilele următoare evenimentului, stagiarul va lucra pentru a returna orice bunuri închiriate sau împrumutate și va pregăti un raport al cheltuielilor finale. Managerul și stagiarul discută orice probleme care au rezultat și determină cum să se ocupe în continuare. Odată ce cheltuielile finale sunt plătite, stagiarul depune raportul evenimentului și trece la următorul eveniment.