Companiile aleg adesea să folosească serviciile de transcriere pentru a pregăti stenogramele scrise ale întâlnirilor importante. Există mai mulți factori care pot afecta costul utilizării acestui tip de serviciu, inclusiv durata întâlnirii, formatul necesar pentru transcriere și intervalul de timp în care stenograma trebuie finalizată și trimisă. Deoarece prețul transcripției va varia oarecum de la un furnizor la altul, este adesea un bun ideal să obțineți cotații de la mai multe servicii diferite și să comparați gama de opțiuni și termenii de plată înainte de a vă decide pe un singur furnizor.
Una dintre primele considerații cu prețul transcripției este durata întâlnirii în sine. Există mai multe structuri tarifare utilizate pentru aceste tipuri de servicii. Unii furnizori folosesc un format care solicită o rată fixă pe minut în funcție de durata reală a întâlnirii, în timp ce alții pot percepe o rată fixă pentru primele 30 de minute până la o oră, apoi aplică o structură tarifară diferită pentru orice timp rămas. Aceasta înseamnă că clienții ar trebui să își facă timp pentru a calcula costul aproximativ pe baza duratei întâlnirii în sine, folosind orice formulă oferită de transcriptor.
Un alt aspect important cu prețul transcripției este formatul în care va fi livrată transcrierea. Astăzi, nu este neobișnuit ca o copie electronică să fie pregătită, folosind una dintre mai multe opțiuni diferite în ceea ce privește formatul de procesare a textului. Documentul poate fi trimis cu ușurință clientului prin e-mail sau poate fi încărcat pe un site securizat de unde clientul poate prelua cu ușurință transcrierea. Se pot aplica taxe suplimentare în cazul în care clientul solicită ca transcrierea completată să fie încărcată pe un CD-R și una sau mai multe copii trimise prin poștă la diferite contacte din cadrul organizației clientului. De obicei, există taxe asociate cu pregătirea, expedierea și manipularea pentru fiecare dintre CDR-urile produse în acest scop.
Alte probleme pot avea, de asemenea, un impact asupra prețului transcripției. Solicitarea unei procesări prioritare a transcripției, în care un client dorește ca transcrierea să fie finalizată și returnată într-o perioadă mai scurtă de timp, va invoca probabil o taxă suplimentară de un anumit tip. Dificultăți neobișnuite care împiedică procesul de transcriere, cum ar fi o înregistrare audio de proastă calitate a întâlnirii, pot însemna și evaluarea unor taxe suplimentare. Majoritatea furnizorilor de servicii vor include o listă de prețuri suplimentare de transcriere pentru diverse servicii și solicitări care nu sunt incluse în prețul de bază pentru job. Examinarea acestor costuri suplimentare și acordarea unei anumite compensații pentru aceste costuri suplimentare va face mult mai ușor să comparați costul total al utilizării diferitelor servicii și va permite clientului să aleagă pe cel care este cel mai rentabil.