Cunoscut și sub numele de QTC sau Q2C, „quote to cash” este un termen care este folosit pentru a descrie procesul de organizare a unui proces de afaceri de la început până la rezoluția finală. Procesul începe în mod normal cu emiterea unei cotații pentru bunuri sau servicii către un potențial client și se încheie atunci când plata pentru acele produse este primită și înregistrată în evidențele contabile ale firmei. Deși există mai multe strategii diferite utilizate pentru a identifica fiecare dintre pașii incluși în acest proces de afaceri end-to-end, majoritatea aspectelor abordării sunt considerate elemente comune în orice strategie de management al lanțului de aprovizionare și management al clienților.
Procesul de cotare în numerar începe cu crearea unei cotații pentru bunuri sau servicii, care este livrată clientului pentru considerația acestuia. De obicei, ideea este să vă asigurați că oferta este cât mai exactă posibil, deși, în mod normal, există o înțelegere că oferta nu constituie o ofertă finală de la furnizor sau vânzător și că prețul final de vânzare se poate modifica dacă un fel de atenuant. circumstanțele ar trebui să iasă la iveală. Cotația are scopul de a oferi baza unui dialog continuu între vânzător și potențial client.
În multe cazuri, oferta va fi convertită într-o comandă de vânzare, iar prețul se va transfera din cotație direct în comandă. Acest segment al procesului de cotare la numerar mută relația la un nou nivel, deoarece clientul alege să accepte prețul și plasează o comandă la furnizor. Procesul de gestionare a comenzii presupune revizuirea comenzii cu clientul pentru a se asigura că este corectă, apoi trimiterea comenzii spre onorare folosind canalele obișnuite prevăzute în operațiunea vânzătorului.
După primirea comenzii de vânzare, procesul de cotare în numerar trece la etapa de onorare a comenzii. Aici, vânzătorul se deplasează pentru a pregăti comanda conform termenilor acordului dintre client și vânzător. Odată pregătită comanda, aceasta este livrată clientului. În această etapă, clientul este responsabil pentru revizuirea comenzii livrate. Dacă există probleme, acestea trebuie raportate rapid vânzătorului, făcând posibilă luarea de măsuri pentru a corecta problema și a oferi clientului satisfacție.
Presupunând că nu există probleme cu natura livrării și articolele care sunt livrate, cotația de încasare trece la următorul pas de facturare a comenzii. O factură oferă clientului documentația necesară pentru a remite plata în timp util. În majoritatea cazurilor, o copie a facturii este inclusă în transmiterea plății sau numărul facturii este menționat împreună cu plata remisă. Acest lucru permite vânzătorului să primească și să înregistreze corect plata, aplicând suma pe factura deschisă și scăzând plata din totalul datorat în contul clientului. Odată ce plata este aplicată, procesul de cotare în numerar este considerat finalizat.