Reconcilierea numerarului este o activitate contabilă în care contabilii companiei vor revizui registrul general și vor calcula mișcarea numerarului în cadrul afacerii. Două metode comune de reconciliere sunt reconciliările bancare clasice și situația fluxului de numerar, care este un raport contabil intern. Situația fluxurilor de numerar este necesară doar pentru companiile care utilizează metoda contabilității de angajamente. Contabilitatea bazată pe angajamente înregistrează tranzacțiile pe măsură ce acestea au loc, indiferent de momentul în care numerarul își schimbă mâinile. Prin urmare, un proces de reconciliere a numerarului ajută companiile să determine soldul de numerar disponibil.
Completarea reconciliărilor bancare tradiționale implică compararea unui extras de cont bancar recent cu contul de numerar al companiei. În timp ce majoritatea reconciliărilor se fac lunar, organizațiile cu volume mari de tranzacții le pot finaliza săptămânal sau zilnic. Reconciliările săptămânale și zilnice vor necesita, de obicei, accesul la informațiile de cont online ale unei bănci pentru a finaliza această activitate.
Contabilii vor finaliza procesul de reconciliere a numerarului prin marcarea tuturor elementelor care se potrivesc între extrasul de cont și contul de numerar din cartea mare. Orice diferență va necesita cercetare pentru a confirma că tranzacțiile sunt legitime. Înregistrările incorecte în registrul contabil, comisioanele bancare necontabile sau alte erori vor necesita corectări înainte de finalizarea reconcilierii bancare. Odată ce contabilii corectează toate problemele legate de numerar, ei vor pregăti raportul intern de reconciliere bancară pentru analiza de către proprietari și manageri.
Declarația fluxului de numerar – un alt proces comun de reconciliere a numerarului – durează de obicei mai mult timp și face parte din situațiile financiare lunare ale unei companii. În cazul în care reconciliările bancare analizează tranzacțiile individuale conținute în contul de numerar al unei companii, situația fluxului de numerar este o abordare mai generală a reconcilierii numerarului. Majoritatea companiilor folosesc acest instrument pentru a analiza cât de bine compania generează numerar, deși permite un proces de reconciliere. Situațiile fluxurilor de numerar conțin trei secțiuni: operare, investiții și finanțare.
Secțiunea de operare conține toate fluxurile de numerar din operațiunile normale de afaceri ale unei companii. Încasările în numerar din vânzarea de bunuri și servicii, dobânzile primite la titlurile de încasat, dividendele primite, facturile plătite sau plata dobânzilor efectuate și statul de plată se încadrează în această secțiune. Majoritatea companiilor vor identifica conturile contabile care afectează numerarul, grupându-le împreună cu numere de cont similare sau preprogramarea unei aplicații software de contabilitate pentru a reuni aceste informații.
Activitățile de investiții presupun vânzări de active, împrumuturi acordate furnizorilor sau primite de la clienți și plăți aferente unui proces de fuziune sau achiziție. Secțiunea de finanțare a situației fluxurilor de numerar include intrările de numerar din investiții pe termen lung, cum ar fi titluri de capital sau titluri de creanță.
Situația fluxului de numerar exclude toate tranzacțiile fără numerar găsite în registrul general al unei companii. Proprietarii de afaceri și managerii pot vedea apoi doar tranzacțiile legate direct de fluxul de numerar al companiei, ceea ce ajută la reconcilierea bugetului sau a altor activități în care numerarul joacă un rol principal în companie.