Un cabinet stomatologic este centrul administrativ și de afaceri al unui cabinet stomatologic. În funcție de dimensiunea cabinetului și de numărul de angajați ai acesteia, activitățile din cabinetul dentar variază de la programarea programărilor până la procesarea cererilor de asigurare. Angajații dintr-un birou stomatologic sunt de obicei personal administrativ, deși unii pot avea o pregătire suplimentară sau certificare în procesarea daunelor de asigurare sau administrarea cabinetului stomatologic. În cabinetele mici, un dentist se poate baza pe un igienist sau un asistent dentar pentru a gestiona o parte din munca administrativă.
Dentiștii și igieniștii dentari au grijă de sănătatea orală a pacienților lor. În timp ce o mare parte din activitatea lor se desfășoară în back office și în sălile amenajate pentru tratamentul privat al pacienților, un cabinet stomatologic este, de asemenea, o afacere. Personalul de la recepție gestionează în mod obișnuit o mare parte a unei afaceri stomatologice, deși, în unele cazuri, un dentist poate contracta, de asemenea, unele aspecte ale administrației, cum ar fi procesarea cererilor de asigurare sau pregătirea transcripțiilor, furnizorilor externi.
Personalul de la recepția stomatologică este de obicei primul punct de contact pentru pacienții stomatologici noi și care revin. De obicei, pacienții trebuie să contacteze mai întâi recepționerul sau managerul biroului pentru a programa o întâlnire. Pacienților noi li se poate cere să trimită informații de asigurare în momentul în care programează o întâlnire, astfel încât un specialist în asigurări să poată verifica acoperirea. Odată ce pacientul ajunge la cabinet, personalul cabinetului stomatologic se va ocupa probabil de check-in-ul pacientului. Personalul cabinetului va întreține, de asemenea, zona de așteptare a pacientului.
Mulți stomatologi încă primesc plăți direct de la clienți pentru servicii, așa că cel puțin un membru al personalului poate fi responsabil pentru menținerea înregistrărilor financiare și facturarea clienților. Această activitate poate fi combinată cu responsabilitatea pentru gestionarea problemelor de asigurare, deși acest lucru nu este adevărat în fiecare cabinet stomatologic. În cabinetele mari, personalul de la front office poate fi activ în generarea de noi afaceri pentru cabinet prin diferite eforturi de marketing, inclusiv promovări prin poștă directă.
Alte atribuții ale personalului de la front office pot fi să interacționeze cu vânzătorii și furnizorii. De exemplu, unui manager de front office i se poate cere să fie persoana de contact pentru proprietari și lucrătorii de întreținere. El sau ea poate fi, de asemenea, responsabil pentru achiziționarea de rechizite pentru cabinet, inclusiv echipamente dentare. Personalul de la recepție poate fi responsabil de completarea, menținerea și transferul dosarelor și înregistrărilor pacienților. Dacă medicul dentist acceptă asigurarea, cineva din cabinetul stomatologic va fi de obicei responsabil pentru procesarea cererilor de asigurare și educarea pacienților cu privire la beneficiile lor de asigurare.