Datele sursă sunt un termen folosit pentru a descrie originea informațiilor care sunt utilizate pentru a crea date electronice. Datele de acest tip sunt de obicei create în unul din două moduri. O abordare este de a scana documente pe hârtie și de a crea fișiere electronice ale acestor copii pe hârtie. O abordare diferită este de a citi informațiile de pe hârtie și de a introduce datele într-un format electronic cu ajutorul unei tastaturi și a unui tip de software de procesare a datelor. Acest lucru permite ca datele sursă să fie plasate în stocare, în timp ce datele electronice însoțitoare pot fi utilizate când și după cum se dorește, fără a fi nevoie de a prelua constant documentul sursă original.
Scanarea datelor sursă este o abordare comună pentru păstrarea înregistrărilor de hârtie valoroase care pot fi în pericol de deteriorare. Procesul de scanare face posibilă în mod eficient crearea unei imagini electronice a documentului original. Acest lucru este util în special cu datele sursă, cum ar fi documentele istorice, cum ar fi contractele de afaceri, rapoartele de recensământ, actele și alte tipuri de înregistrări. Prin utilizarea copiilor electronice, este posibil să faceți referire și să folosiți informațiile găsite în documente fără a supune originalele la uzură suplimentară.
Există câteva exemple de scanere care fac mai mult decât să creeze o imagine electronică a datelor sursă. Un exemplu este un scaner care este programat să proceseze informațiile găsite pe o carte de vizită. În loc să creeze un fax electronic al cardului, scanerul citește de fapt informațiile și le raportează la câmpuri specificate, cum ar fi numele, adresa, numerele de telefon și de fax și adresele de e-mail. Informațiile obținute din datele sursă sunt apoi depozitate într-o bază de date compatibilă cu software-ul scanerului, economisind mult timp la introducerea datelor și la crearea listelor de corespondență.
Adesea, datele sursă oferă informațiile care sunt utilizate în diferite sarcini de introducere a datelor. În această aplicație, nu există nicio încercare de a utiliza software de scanare pentru a crea imagini sau a extrage date din sursă. În schimb, persoanele citesc datele sursă găsite pe documentele tipărite și introduc informațiile într-un tip de bază de date. Acest lucru creează stocarea computerizată a datelor care este susținută cu datele sursă pe hârtie și oferă avantajul de a putea edita sau partaja informațiile electronice cu alții, fără a fi nevoie să partajați documentul sursă. Informațiile pot fi, de asemenea, combinate integral sau parțial cu date din surse suplimentare, dacă este necesar, permițând documentului sursă să rămână intact și păstrat în forma sa originală.