Înregistrările de întreținere sunt note scrise care oferă documentație despre întreținerea unui anumit echipament. De cele mai multe ori, când oamenii vorbesc despre acest tip de înregistrări într-un cadru industrial, se referă la rapoartele și fișierele oficializate păstrate de proprietarii de flote, operatorii de instalații industriale sau alți oameni de afaceri implicați într-un fel de lucru cu mașini. Păstrarea unui jurnal adecvat al service-ului mecanic și al reparațiilor în aceste scenarii este de obicei considerată o bună practică de afaceri și poate fi, de asemenea, cerută de lege. Înregistrările sunt deosebit de utile în gestionarea întreținerii, deoarece ajută companiile să se asigure că echipamentele lor sunt păstrate în stare bună și oferă, de asemenea, o modalitate de a gestiona și urmări cheltuielile de reparații și întreținere preventivă.
Înregistrările pot fi folosite și de persoane fizice, totuși. Mulți oameni păstrează înregistrări detaliate ale întreținerii auto personale și pot înregistra, de asemenea, service-ul efectuat la aparatele de uz casnic, cum ar fi unitățile de aer condiționat și generatoarele de rezervă. Acest lucru poate simplifica reparațiile necesare și, de asemenea, poate face revânzarea mult mai ușoară.
De ce sunt păstrați
Indiferent de specificul setării, gestionarea înregistrărilor de întreținere este adesea importantă din mai multe motive. De exemplu, un program de întreținere poate fi de neprețuit pentru a ajuta tehnicienii de service cu diagnosticarea problemelor repetate cu o mașină sau un vehicul. În plus, evidențele bune îi ajută pe managerii de departamente, pe angajați și chiar și uneori pe indivizi să se asigure că un echipament funcționează în conformitate cu garanțiile producătorului. De asemenea, pot ajuta companiile să urmărească când un echipament trebuie să fie supus întreținerii preventive.
Există, de asemenea, o bază de valoare pentru toate acestea. Menținerea utilajelor în stare bună de funcționare este una dintre cele mai bune modalități de a le proteja ca investiție și documentarea acestei îngrijiri poate face echipamentul mai de dorit dacă este vândut vreodată, deoarece există dovezi că a fost întreținut corespunzător. Acest lucru este valabil atât pentru companii, cât și pentru persoane fizice. Vânzările de mașini second hand sunt un bun exemplu – oamenii care pot dovedi cu înregistrări detaliate cât de des au fost întreținute și întreținute mașinile lor pot obține adesea un preț mai mare decât oamenii ale căror mașini par să funcționeze bine, dar vin doar cu promisiuni verbale.
Înregistrările detaliate pot fi, de asemenea, un tampon împotriva răspunderii. Dacă o companie este dată în judecată în legătură cu un echipament defect, înregistrările detaliate pot fi esențiale pentru a susține cazul companiei și pentru a arăta că a existat, de exemplu, diligența necesară.
Elemente principale și cerințe de bază
Înregistrările personale sunt de obicei cel mai ușor de păstrat și sunt de obicei puțin mai mult decât un fișier care conține chitanțe și rapoarte de diagnosticare despre schimbările, serviciile și reparațiile uleiului vehiculului. De obicei, sunt incluse și rezultatele oricăror inspecții de siguranță necesare sau ale testelor de emisii. Aceste tipuri de rapoarte pot fi destul de informale; ideea principală este să ținem un jurnal cu ce sa întâmplat cu mașina și când. Acestea pot fi la fel de simple ca un caiet ținut lângă aparat sau o foaie de calcul digitalizată cu rapoarte scanate și note specializate.
Procesul de dezvoltare a unui plan de înregistrare a întreținerii orientat spre afaceri este adesea puțin mai formalizat. În primul rând, compania va face, în general, un inventar al tuturor echipamentelor sale. Orice articol care trebuie inspectat sau reparat periodic trebuie inclus în această listă și atribuit un număr de urmărire. Software-ul de întreținere se poate dovedi valoros pentru a ajuta companiile să organizeze toate aceste informații. Indiferent dacă datele sunt documentate electronic sau pe hârtie, se consideră, în general, o bună practică să păstrați o copie de rezervă undeva în cazul în care datele sunt pierdute sau distruse accidental.
actualizări
După ce inventarul a fost finalizat, înregistrările trebuie pur și simplu actualizate ori de câte ori se efectuează lucrări. În general, înregistrările ar trebui să documenteze ce tip de muncă a fost efectuată și când a fost efectuată, precum și cine a efectuat-o efectiv. Atunci când are loc orice inspecție sau testare a echipamentelor, înregistrarea ar trebui să reflecte dacă inspecția sau testarea a respectat ghidurile producătorului și procedurile de operare ale companiei. Cheltuielile legate de forța de muncă și piesele pot fi, de asemenea, documentate pentru a ajuta departamentele cu prognoza bugetară.
Setări din fabrică
Utilizarea înregistrărilor de întreținere este deosebit de importantă într-un cadru din fabrică, unde un număr mare de utilaje scumpe sunt folosite zilnic. Aceste înregistrări pot ajuta să vă asigurați că orice întreținere adecvată a echipamentului sau întreținerea instalației a fost finalizată, astfel încât operațiunile uzinei să funcționeze fără probleme. De exemplu, un jurnal de întreținere care detaliază orice reparații sau întreținere poate fi păstrat pe o mașină din fabrică. Acest jurnal poate ajuta la evitarea accidentelor sau opririlor instalațiilor cauzate de echipamente defecte.
Utilizări auto și aviație
Buștenii sunt, de asemenea, o parte foarte comună a întreținerii flotei. Companiile care închiriază sau dețin grupuri mari de camioane, de exemplu, trebuie adesea să țină evidența cu atenție a vehiculelor care urmează să fie reparate sau care au potențial nevoie de service înainte de a fi trimise în călătorii lungi sau apeluri de livrare. Același lucru este valabil și pentru operatorii de flote de aeronave; Companiile aeriene și companiile cu avioane comerciale sunt adesea obligate prin lege să țină o evidență atentă a tuturor serviciilor și reparațiilor de rutină, deoarece acest lucru poate ajuta la prevenirea accidentelor și a problemelor în timpul zborului.