Foile de calcul sunt utile pentru urmărirea cheltuielilor la mai multe niveluri. Structura lor de coloane și rânduri le permite să fie tipărite cu ușurință și partajate între părțile interesate. Pentru a obține cea mai bună foaie de calcul pentru cheltuieli, utilizatorul trebuie să definească mai întâi scopul foii și rezultatele dorite în urma utilizării acesteia. De asemenea, trebuie luat în considerare nivelul de calificare al tuturor utilizatorilor. Costul și disponibilitatea completează criteriile finale pentru cea mai bună foaie de calcul pentru cheltuieli.
Pentru urmărirea cheltuielilor de acasă, tabletele constând din 25 sau 50 de copii ale unei foi de calcul zilnice pentru cheltuieli sunt disponibile în magazinele de articole de birou. Aceste formulare oferă spații pentru urmărirea meselor, a kilometrajului auto, achizițiilor de benzină și a altor cheltuieli. Prin utilizarea diligentă a acestor formulare, utilizatorii pot analiza cu acuratețe cheltuielile în perioadele zilnice, săptămânale sau în alte perioade relevante. Formularele sunt ieftine, ușor de utilizat oriunde și comunică rezultatele în mod clar.
Versiunile pentru computer ale foii de calcul pe hârtie sunt oferite în multe tipuri de software de gestionare a contului pentru uz casnic și la birou. Aceste programe au subprograme care gestionează aceleași cheltuieli, dar adaugă categorii precum cursuri de antrenament sau uniforme. Utilizatorii din rețea pot completa formularele online, iar rezultatele sunt îmbinate în sistemul de contabilitate corporativă. On sau offline, foaia de calcul pentru cheltuieli trebuie să fie clară și lipsită de ambiguitate. Programele mai sofisticate au rutine de verificare a erorilor care filtrează intrarea utilizatorului și limitează erorile.
Programele de contabilitate la scară corporativă trec adesea cu vederea necesitatea controlului proiectelor la nivelurile de management mediu. Programele bune oferă module care adună cu ușurință date la nivel de proiect, prezintă managementului de mijloc și înregistrează valorile în modulele de contabilitate. Cele mai bune programe separă de fapt managementul de proiect de contabilitatea corporativă, oferind managerilor de proiect sau de departamente posibilitatea de a aproba și de a transmite cheltuieli la nivel corporativ.
Între pachetele software comerciale și formularele comerciale se află formulare și programe dezvoltate de utilizator care utilizează aplicații comerciale pentru foi de calcul. Multe șabloane sunt disponibile online pe care utilizatorul le poate personaliza. Foile de calcul pentru cheltuieli pot fi combinate pentru a furniza informații pentru un alt program.
Multe foi de calcul pentru cheltuieli nu reușesc să fie implementate eficient, deoarece este prea complicată. Recompensa pentru foile de calcul simple, atâta timp cât informațiile critice sunt adunate, este o conformitate și o acuratețe mai ridicate. Într-un efort de a preveni utilizarea abuzivă, companiile adună adesea informații diverse care nu sunt de fapt revizuite sau utile.
Copiii pot fi învățați să își urmărească propriile cheltuieli de îmbrăcăminte sau de divertisment pentru a se pregăti pentru sarcini mai complexe de management financiar. Venitul este de obicei fix pentru o familie, iar partea de cheltuieli a bugetului este adesea singurul element care poate fi gestionat. Copiii își pot crea propriile foi de calcul pentru cheltuieli pe hârtie simplă, riglată și pot face un prim pas către independența financiară.