Un sistem de comenzi de achiziție este succesiunea de pași pe care trebuie să o parcurgă o persoană pentru a solicita achiziția de bunuri și servicii pentru uzul companiei. Aceste sisteme oferă o pistă de audit pentru urmărirea mișcării resurselor financiare ale companiei. Există mai multe sisteme în mediul de afaceri pentru sisteme. Majoritatea acestora se concentrează pe sistemul de contabilitate și documente interne ale unei companii. Selectarea celui mai bun sistem de comenzi de cumpărare necesită luarea în considerare a unui număr de factori legați de sistemele de afaceri ale unei companii.
Proprietarii de afaceri și managerii ar trebui să decidă dacă doresc să utilizeze un sistem de comenzi de achiziție manual sau automat. Sistemele manuale includ de obicei utilizarea unui caiet de hârtie care conține comenzi de achiziție numerotate secvenţial. Un angajat va completa formularul, care necesită de obicei furnizor, preț, cantitate, descriere și cod contabil, înainte de a-l trimite spre aprobare. Aceste documente includ de obicei o copie carbon păstrată la dosar. Un sistem automatizat funcționează în mod similar, cu excepția faptului că angajații vor folosi software-ul de afaceri sau de contabilitate al companiei și vor completa un document electronic de comandă de achiziție.
Numărul de comenzi de cumpărare pe care o companie le va genera prin operațiunile sale normale va juca un rol important la selectarea unui sistem de comenzi de achiziție. Utilizarea unui sistem manual poate deveni plictisitoare și poate duce la pierderea documentului, determinând angajații să recreeze comanda de cumpărare. În plus, companiile trebuie de obicei să păstreze aceste documente timp de câțiva ani, în funcție de legile federale sau de stat aplicabile. Un sistem automat de comenzi de achiziție poate atenua unele dintre aceste probleme, deși învățarea și utilizarea versiunii computerizate poate necesita mai multă instruire.
Alți factori de luat în considerare atunci când alegeți un sistem de comenzi de achiziție sunt numărul de angajați care utilizează comenzile de achiziție și locația biroului de achiziții al companiei. Permiterea mai multor angajați să acceseze și să creeze comenzi de achiziție poate solicita companiilor să aibă mai multe documente pe hârtie la îndemână sau mai multe nume de utilizator pentru a accesa modulul comenzilor de achiziție. Organizațiile mari vor avea adesea un departament de achiziții sau un manager de achiziții care să gestioneze comanda de cumpărare atunci când plasează comenzi. Având mai multe persoane care predau comenzile de achiziție, poate crea un debordare de informații în departamentul de achiziții. Este posibil ca companiile să fie nevoite să limiteze accesul în sistemul de comenzi pentru a evita această problemă.
Companiile vor trebui, de asemenea, să ia în considerare modul în care comenzile de cumpărare ajung în departamentul de contabilitate. Persoanele din departamentul de contabilitate trebuie să poată accesa cu ușurință sistemul pentru a revizui comenzile de cumpărare înainte de a plăti facturile. De asemenea, auditorii vor avea nevoie de acces pentru a determina cum circulă informațiile prin companie. Incapacitatea de a urmări comanda de cumpărare prin fiecare pas din sistem poate duce la modificări ale documentului care vor compromite o parte semnificativă a procesului de gestionare a numerarului companiei.