Pentru a alege cel mai bun șablon de comandă de achiziție, trebuie luate în considerare nevoile informaționale ale tuturor părților care vor utiliza sau vor face referire la comanda de achiziție. În unele cazuri, o companie sau un proprietar unic va putea descărca un șablon de bază de comandă de cumpărare care va răspunde nevoilor tuturor părților care vor intra în contact cu documentul. În alte cazuri, un șablon de comandă de cumpărare poate fi necesar să fie modificat din forma sa de bază sau creat de la zero pentru a răspunde nevoilor unice ale companiei care generează comenzile de cumpărare, precum și ale părților care vor primi sau procesa comanda de cumpărare. În cazul în care comanda de achiziție necesită informații foarte detaliate despre articolele care sunt achiziționate – inclusiv elemente precum diagrame sau alte informații justificative similare – este posibil ca șablonul de comandă să fie modificat pentru a face loc acestor informații.
Există câteva informații de bază care ar trebui să fie prezente pe fiecare șablon de comandă de achiziție. În primul rând, pe șablonul de comandă ar trebui să existe cel puțin două adrese: adresa biroului care gestionează comenzile și adresa companiei sau organizației către care este trimisă comanda. Dacă articolele care sunt achiziționate urmează să fie expediate la o altă adresă decât adresa biroului, acea adresă trebuie menționată și la rubrica „Expediere către”. Alte informații importante care trebuie incluse într-o comandă de achiziție sunt numele și informațiile de contact ale persoanei care plasează comanda de cumpărare, data comenzii de cumpărare, informații detaliate despre articolele achiziționate și suma totală în dolari a comenzii. De asemenea, este obișnuit ca companiile să folosească numerele comenzilor de achiziție pentru a-și urmări comenzile de achiziție, așa că ar trebui să existe și un spațiu pentru aceste informații.
De asemenea, este obișnuit ca un șablon de comandă de achiziție să includă un spațiu pentru semnătura cumpărătorului. Unele șabloane includ și o secțiune pentru note. În cele din urmă, unele șabloane de comenzi de achiziție includ și un loc pentru data de finalizare a comenzii. Dacă articolele din comanda de cumpărare trebuie să fie livrate până la o anumită dată sau într-un anumit interval de date, poate exista un spațiu pentru aceasta într-un șablon de comandă de achiziție. Odată ce o companie sau o organizație a folosit comenzile de cumpărare de ceva timp, poate începe să își modifice șablonul până când își dă seama ce funcționează cel mai bine.