Comenzile de achiziție îndeplinesc funcția de a autoriza achiziționarea de bunuri sau servicii de la diferiți furnizori. Pentru diferite dimensiuni și tipuri de achiziții sunt utilizate diverse formulare de comandă. Aceste formulare includ cereri sau cereri de achiziție, comenzi de achiziție obișnuite, comenzi de achiziție permanente, comenzi de achiziție generale, contracte de servicii și comenzi de modificare.
Într-un proces obișnuit de comandă de achiziție, dacă o unitate de afaceri trebuie să facă o achiziție, ea pregătește o cerere de comandă de achiziție sau o solicitare care detaliază articolele dorite, cantitatea, costul unitar, când articolele sunt necesare și furnizorul preferat, dacă există. Unitatea de afaceri prezintă cererea unui manager care este autorizat să aprobe achiziția sau unui departament de achiziții pentru aprobare. Dacă comanda de cumpărare este pentru o achiziție majoră sau o sumă mare de bani, ar putea necesita mai mult de un nivel de aprobare înainte de a fi finalizată.
Departamentul de achiziții analizează cererea și selectează cel mai bun furnizor pentru material sau servicii. După ce cererea este aprobată, o comandă de cumpărare este emisă și i se atribuie un număr, iar acel număr este apoi menționat în toată corespondența legată de acea comandă, prin livrare și plată. Formularele de comandă pot fi electronice sau tipărite. Apariția formularului de comandă nu este importantă; informațiile de pe acesta sunt cele care stabilesc acordul dintre vânzător și cumpărător.
Formularele de comandă de achiziție permanente sunt utilizate atunci când o afacere are nevoie de o livrare regulată a unei cantități identice de material, cum ar fi o livrare lunară. Un ordin de cumpărare permanent aprobă intervalul de livrare și prețul mărfii și specifică perioada de timp în care ordinul permanent va rămâne în vigoare. O comandă de cumpărare permanentă poate fi utilizată și pentru leasing de echipamente sau de întreținere care se va desfășura pe o perioadă determinată.
Formularele de comandă generală sunt utilizate pentru a acoperi achiziția de rutină a unor cantități mici de articole de valoare mică. De exemplu, un birou poate avea o comandă de achiziție generală pentru achiziționarea de consumabile de hârtie, cerneală și toner pentru funcțiile de copiere și imprimare. O comandă generală restricționează de obicei tipurile de articole care pot fi achiziționate și stabilește o limită de comandă individuală și o limită de valoare totală, precum și o dată de expirare.
Formularele contractuale de comandă de achiziție sunt în general utilizate pentru a acoperi munca necesară pentru finalizarea unui proiect. Acestea precizează exact ce lucrări vor fi efectuate și în ce program. O comandă de achiziție contractuală poate prevedea plăți intermediare pe măsură ce proiectul atinge anumite etape. Dacă, pe parcursul derulării proiectului, devine necesară modificarea cerințelor, se poate emite un ordin de modificare. Ordinul de modificare detaliază exact ce specificații au fost modificate și este încorporat în comanda inițială de achiziție.
Cerințele companiei ar putea cere o licitație pentru orice achiziție care va costa mai mult de o anumită sumă de bani sau care implică un anumit tip de bunuri sau servicii. În acest caz, departamentul de achiziții va solicita oferte. După ce ofertele au fost primite și revizuite, departamentul de achiziții va atribui comanda de cumpărare ofertantului câștigător.