Maparea proceselor de afaceri este un concept care utilizează cuvinte scrise și machete vizuale pentru a explica funcțiile tipice. Pe măsură ce practica a devenit mai populară, au fost dezvoltate o serie de instrumente de cartografiere a proceselor de afaceri pentru a o face mai ușor și mai rapid. Cel mai utilizat instrument este software-ul de cartografiere a proceselor, care poate oferi numeroase beneficii unei organizații, inclusiv capacitatea de a documenta procesele existente și de a se asigura că acestea sunt eficiente în atingerea obiectivelor afacerii.
Aceste instrumente pot oferi, de asemenea, modelarea proceselor, care permite o perspectivă în timp real asupra modului în care modificările propuse ar putea afecta procesele existente și funcția generală de afaceri. Un alt beneficiu al software-ului este acela de a ajuta la automatizarea proceselor existente și de a le integra în mai multe domenii ale afacerii. Instrumentele de cartografiere pot ajuta companiile să respecte reglementări precum ISO 9000, care ar putea necesita documentarea proceselor sistemului calității.
Primul pas în maparea proceselor de afaceri este de obicei documentarea proceselor de afaceri existente. Instrumentele de cartografiere a proceselor de afaceri oferă posibilitatea de a crea diagrame de flux și alte instrumente care ilustrează vizual procesele existente și relațiile dintre ele. Odată ce procesele au fost documentate, ele pot fi analizate și revizuite pentru a se asigura că surprind în mod adecvat activitățile din viața reală ale organizației. Maparea proceselor facilitează, de asemenea, identificarea ineficiențelor și a zonelor de îmbunătățire în cadrul proceselor.
Apoi, afacerea poate crea modele ale proceselor care au fost cartografiate. Modelarea permite ca modificările propuse ale sistemului să fie implementate în situații ipotetice, ceea ce le permite proprietarilor de procese să observe posibilele rezultate ale unei schimbări și să evalueze dacă abordează eficient ineficiențele pe care le-ar fi putut identifica în primul pas. Simularea proceselor permite implementarea unui număr de modificări propuse și observarea și evaluarea efectelor acestora înainte ca schimbările organizaționale efective să fie făcute.
De asemenea, organizațiile pot utiliza instrumente de mapare a proceselor de afaceri pentru a automatiza funcțiile existente, sporind eficiența și uniformitatea în diferite departamente. Software-ul poate ajuta sistemele diferitelor departamente să „vorbească” între ele și să împărtășească informațiile necesare. Automatizarea proceselor economisește frecvent timp și bani și ajută companiile mai mari să implementeze procese uniforme de flux de lucru în toate domeniile companiei.
Uniformitatea poate fi necesară pentru organizațiile care trebuie să respecte diverse reglementări, cum ar fi ISO 9000. Multe agenții de reglementare solicită companiilor să-și documenteze procesele și să garanteze conformitatea companiei. Aceste instrumente pot furniza documentația necesară, pot urmări conformitatea individuală și pot identifica domeniile în care este nevoie de instruire suplimentară.