Alegerea celui mai bun software de organizare pentru a urmări documentele digitale, imaginile și intrările poate fi un proces confuz. Există multe aplicații bune de organizare disponibile pentru a ușura această sarcină. Obținerea celui mai bun software de organizare este posibilă prin determinarea a ceea ce trebuie să fie stocat electronic, preferința pentru stocarea online sau pe computer, cât spațiu de stocare este necesar și modul în care fișierele vor fi adăugate, sortate, partajate și preluate de utilizatori.
Primul pas în alegerea celui mai bun software de organizare este să decideți ce trebuie organizat și cum ar trebui să fie organizat pentru a curăța fișierele digitale. Software-ul de organizare potrivit permite utilizatorilor să transfere rapid fișiere digitale, cum ar fi documente, foi de calcul, rețete, fotografii, muzică și videoclipuri, într-un sistem de fișiere ușor de gestionat. Există aplicații software de organizare personală disponibile care configurează fișierele automat și aceste fișiere pot fi personalizate pentru a se potrivi oricărui tip de media.
Apoi, alegeți software-ul de organizare care este accesat fie printr-un program bazat pe hard disk de computer, fie printr-un sistem de organizare web sau mobil. Gândiți-vă la modul în care fișierele vor fi accesate și partajate și alegeți organizatorul care are cel mai mult sens. Rețineți că fișierele care sunt păstrate pe un computer trebuie să fie protejate de software de protecție antivirus și spyware. Software-ul de organizare mobilă este protejat prin criptare de diferite niveluri, în funcție de furnizor.
Cea mai bună alegere în software-ul de organizare va fi un sistem de arhivare care are spațiu de stocare adecvat pentru fișierele electronice, cu posibilitatea de a adăuga mai mult spațiu de stocare după cum este necesar. Eșecul de a alege un serviciu de organizare cu spațiu suficient poate duce la fișiere digitale incomplete sau corupte care nu vor fi utilizabile. Pentru documente, se recomandă folosirea unui spațiu de stocare de cel puțin 1-2 GB pentru organizarea aplicațiilor. Pentru filme, imagini și videoclipuri, selectați un sistem cu o capacitate de stocare mult mai mare, deoarece aceste fișiere pot fi foarte mari. Se recomandă până la 250 GB.
În cele din urmă, atunci când alegeți software-ul de organizare potrivit, luați în considerare modul în care fișierele vor fi încărcate, sortate, partajate și preluate de utilizatori. Fișierele pot fi convertite în formate digitale și încărcate în software-ul de organizare pentru ușurință în stocare. Găsiți un program care permite gestionarea personalizată a fișierelor. Există multe programe de organizare gratuite care permit utilizatorilor să partajeze și să sorteze rapid fișierele prin e-mail, texte SMS, rețele de socializare și canale de comunicare virtuală. Aceștia sunt toți factori importanți care pot face un program de organizare ușor sau dificil de utilizat în timp.