Cel mai bun software de portal este capabil să răspundă atât nevoilor actuale, cât și viitoare ale organizației. Un portal este un site web special conceput care oferă o serie de servicii conexe, de obicei direcționate către utilizator pe baza profilului sau preferințelor acestuia. Termenul portal a fost folosit din punct de vedere istoric pentru a descrie un port sau o locație a mai multor activități de încărcare și descărcare. Acum este folosit pentru a descrie un site web multifuncțional care include secțiuni publice și private, instrumente de recuperare și trimitere a datelor, conținut personalizat și adesea linkuri sau conexiuni către sisteme sau servicii conexe.
Tehnologia necesară pentru a susține acest tip de structură a site-ului web a devenit disponibilă pe scară largă la mijlocul anilor 1990, odată cu apariția funcționalității de gestionare a utilizatorilor ca parte a pachetelor software portal. Capacitatea de a oferi conținut personalizat, specific utilizatorului este esențială pentru funcționalitatea de bază a unui portal de internet. Ușurința cu care administratorii pot adăuga utilizatori, crea roluri și gestiona acest proces este foarte importantă atunci când evaluează diferite aplicații software de portal.
Gestionarea conținutului este de obicei o caracteristică inclusă în software-ul portalului. Capacitatea de a selecta material care este accesibil unui anumit tip de utilizator și de a-l separa de datele publice este dificil de făcut fără o funcție de gestionare a conținutului. Acest instrument ar trebui să fie conceput cu un asistent administrativ în minte. Testați funcțiile cu cineva care va trebui să le folosească în munca sa pentru a vă asigura că este intuitiv de utilizat. Acesta este singurul mod de a evalua corect gradul de utilizare a unui instrument.
Crearea și menținerea unui portal de informații reprezintă o nouă dezvoltare tehnologică și a avut ca rezultat crearea de noi locuri de muncă și căi de carieră. Există două domenii de competențe necesare pentru a sprijini acest tip de portal: sisteme informatice și management de conținut. Acest tip de site web necesită un server web dedicat care poate suporta atât secțiuni publice (http) cât și private (https). Trebuie să existe un mecanism sau un program care să gestioneze cererile de identificare a utilizatorilor și parole, precum și posibilitatea de a reaminti utilizatorilor parolele lor sau de a le permite să resetați parola.
Verificați cu atenție abilitățile necesare pentru a gestiona și administra software-ul portalului. Cercetați disponibilitatea acestor seturi de abilități și valoarea lor relativă pe piață. Cel mai bun software de portal poate necesita personal care are abilități rare și este extrem de costisitor de angajat. Căutați tehnologie care se bazează pe platforme utilizate în mod obișnuit, astfel încât resursele să fie mai ușor de găsit.