Software-ul de prezentare a fost folosit odată doar de companii, iar cei care lucrau cu el trebuiau să fie special instruiți pentru a face acest lucru. Acum, este destul de intuitiv și de ușor de utilizat, chiar și pentru utilizatorul începător de computer, pentru a-l incorpora în viața de zi cu zi. Alegerea celui mai bun software de prezentare va depinde în mare măsură de obiectivele utilizatorului. De asemenea, abilitățile sale în lucrul cu software-ul îl vor ghida către o alegere potrivită. Atunci când selectează software-ul, utilizatorii ar trebui să aibă atât o înțelegere clară a sarcinilor propuse, cât și familiaritatea lor cu funcționalitatea și caracteristicile software-ului de prezentare.
Educatorii pot descoperi că cel mai bun software de prezentare este cel care le permite să realizeze materiale suplimentare pentru clasă. Funcțiile care ajută la înlocuirea tablelor, afișelor, flipchart-urilor, a foliilor transparente și a diapozitivelor învechite pot ajuta la organizarea lecțiilor, la eficientizarea prelegerilor și la economisirea timpului, permițând instructorului să predea, mai degrabă decât să oprească și să configureze fizic și să utilizeze materiale suplimentare. Unele programe pot fi capabile să imprime diapozitive, astfel încât studenții să aibă un alt ajutor vizual în fața lor în timp ce au loc prelegeri.
Pentru proprietarii de afaceri care doresc să folosească software de prezentare în timpul întâlnirilor, cea mai bună alegere poate fi una interactivă. Proprietarii de afaceri sau managerii care se bazează pe feedback-ul angajaților pot aprecia mecanismele de răspuns a publicului încorporate pe care le oferă unele software. Pentru companiile mari cu locații în întreaga lume, anumite opțiuni de software pot permite ca prezentările să fie efectuate de la distanță, ca în cazul conferințelor web.
Cel mai bun software pentru utilizatorul personal este probabil cel care prezintă fotografii și videoclipuri digitale într-un format de prezentare de diapozitive. Opțiunile decorative nelimitate care ajută utilizatorii să personalizeze prezentările de diapozitive pot face prezentările unice și memorabile. Utilizatorii pot, de asemenea, să își salveze munca în formatele preferate și să facă copii ale prezentărilor, astfel încât să le poată partaja sau să le dea prietenilor sau rudelor.
Pentru utilizatorii care nu sunt înclinați din punct de vedere tehnologic, cel mai bun software de prezentare este un program care include deja imagini clip art și șabloane. În aceste tipuri de programe software, tot ceea ce este necesar pentru a crea o prezentare este deja la îndemâna utilizatorului. Utilizatorii trebuie pur și simplu să introducă conținutul lor și să decidă câteva opțiuni pentru ca programul să genereze o prezentare viabilă pentru ei.