Cheltuielile administrative sunt costuri care nu sunt incluse într-un anumit domeniu al afacerii, cum ar fi marketingul sau producția. Este important să bugetați cu exactitate cheltuielile administrative, deoarece administrarea unei afaceri este adesea inima operațiunilor eficiente. Pentru a calcula cheltuielile administrative, este esențial să păstrați înregistrări bune și să luați în considerare toate variabilele posibile. Cu înregistrări bune, calcularea cheltuielilor este la fel de simplă ca și adunarea totală a chitanțelor.
Costurile administrative fixe sunt cele care nu variază de obicei de la lună la lună. Acestea pot include lucruri precum facturile de telefon, salariul sau cheltuielile de asigurare. Deși acestea se pot schimba periodic, cum ar fi prin angajarea sau pierderea unui angajat, aceste costuri rămân în general aceleași de la lună la lună.
Costurile variabile pot include unele cheltuieli semi-fixe, cum ar fi facturile de gaz sau electricitate. Deși acestea pot varia ușor de la o lună la alta, în general, acestea vor rămâne într-un interval apropiat. Pentru a contabiliza corect costurile semi-fixe, încercați să creați un cost mediu lunar adunând un an de costuri și împărțind la 12. Acest lucru vă va oferi o idee adecvată despre cheltuielile lunare sau trimestriale.
Nevoile de aprovizionare se pot schimba din când în când, provocând variații în cheltuielile administrative. Calculele aprovizionării pot include articole precum hârtie, toner sau consumabile poștale, dar pot include și achiziții mai mari, cum ar fi computere noi, mobilier de birou sau benzină pentru vehiculele companiei. O bună păstrare a evidențelor este esențială pentru a urmări atât costul, cât și regularitatea comenzilor de aprovizionare. Păstrarea unui fișier simplu de foaie de calcul care enumeră tipul de achiziție, data achiziției și costul, va ajuta să faceți cheltuielile de aprovizionare ușor de compilat.
Multe companii vor avea niște fonduri administrative discreționare pentru anumite scopuri. Acestea pot include fonduri pentru formare sau seminarii, petreceri de vacanță, bonusuri sau servicii pentru angajați, cum ar fi automate. Stabilirea unui buget atent pentru cheltuielile discreționare poate ajuta la menținerea cheltuielilor în linie, oferind în același timp cele mai bune oportunități pentru forța de muncă.
Întreprinderile pot include, uneori, protecția plăților necorespunzătoare în cheltuielile lor administrative. Din nefericire, aproape fiecare afacere se află din când în când la capătul unui cec fals sau a unei tranzacții frauduloase. În cazurile în care urmărirea penală este imposibilă sau imposibilă, fondurile de plată necorespunzătoare pot ajuta la prevenirea deformarii marjelor de profit.
Când cheltuielile administrative sunt calculate cu acuratețe și comparate cu profitul, devine ușor de văzut unde pot fi făcute reduceri sau extinderi. A ști dacă este accesibil să angajezi un alt muncitor, să cauți consumabile mai ieftine sau să modernizezi sistemele informatice, totul poate fi înțeles dintr-o privire prin examinarea bugetului și a cheltuielilor pentru administrare. Experții recomandă ca o bună urmărire a cheltuielilor administrative să fie o sarcină zilnică care este monitorizată și examinată în mod regulat pentru posibile îmbunătățiri.