Crearea unei baze de date de inventar necesită o anumită pregătire și planificare, cum ar fi selectarea mai întâi a unui sistem de management al bazei de date (DBMS) pe care îl veți utiliza. MySQL, Microsoft (MS) Access și Oracle figurează printre cele mai utilizate sisteme. Va trebui apoi să decideți ce fel de informații va trebui să stocați în baza de date a inventarului. Există trei tipuri mari de date: informații despre comandă, produs sau serviciu și inventarul cumpărătorului sau al clienților. Pașii tăi finali vor fi crearea propriu-zisă a bazei de date și a tabelelor pe care le va deține, finalizarea procesului de normalizare, popularea tabelelor – chiar dacă numai cu date de testare – și testarea bazei de date nou creată.
Alegerea DBMS-ului de utilizat se bazează, în general, pe costul software-ului, platformele pe care poate fi rulat, cât de abruptă este curba de învățare pentru dvs. sau pentru angajații care vor fi responsabili pentru gestionarea stocurilor și rezolvarea problemelor de inventar atunci când aceștia apar. MySQL este un software open-source disponibil gratuit prin descărcare de pe Internet și adesea vine la pachet cu distribuții gratuite de versiuni de server ale sistemului de operare Linux. Accesul ar putea să nu fie o alegere bună pentru companiile foarte mari, iar Oracle, care este destul de costisitor, are o curbă de învățare foarte abruptă. După ce ați determinat exact tipurile de date de care aveți nevoie, veți fi gata să începeți crearea bazei de date de inventar, care de obicei poate fi realizată folosind o interfață grafică cu utilizatorul (GUI) precum PHPMyAdmin sau pe linia de comandă folosind limbajul SQL.
Dacă veți efectua sarcini administrative folosind o interfață grafică, procesul ar trebui să fie destul de explicit și ar trebui să existe documentație de program pe care să o puteți consulta. Crearea unei baze de date de inventar pe linia de comandă necesită cel puțin o cunoaștere de bază foarte puternică a limbajului SQL, care este aproape întotdeauna folosit pentru lucrul cu bazele de date. Cuvintele „creează baza de date” urmate de numele pe care alegi să-l dai bazei de date reprezintă comanda care urmează să fie emisă. Va trebui apoi să lansați comanda „utilizare” urmată de același nume pe care l-ați ales pentru a o accesa și a începe să creați tabelele de care aveți nevoie pentru a păstra toate tipurile de date necesare. Aceasta este inițiată cu comanda „creare tabel”, urmată de numele tabelului, împreună cu alte comenzi care setează parametri, cum ar fi cheile externe, cheile primare, valorile nule și lungimea caracterelor.
Aceste funcții pot fi efectuate aproape întotdeauna prin intermediul unei interfețe grafice. Este foarte important ca baza de date a inventarului să fie normalizată, un proces necesar pentru a se asigura că poate crește în dimensiune și poate fi actualizată, menținând în același timp integritatea, astfel încât rapoarte precise despre deciziile de afaceri sunt disponibile în orice moment. În funcție de numărul de tabele și de tipurile de date, normalizarea, care poate fi un proces foarte complicat, ar putea fi încredințată unui specialist în baze de date. Există trei forme de normalizare: prima formă normală (1NF), a doua formă normală (2NF) și a treia formă normală (3NF). Încercarea de a realiza normalizarea după crearea efectivă a bazei de date de inventar nu este recomandabilă.