Un asistent de birou/recepționer este de obicei responsabil pentru sarcinile de birou într-o afacere sau organizație. Recepționerul controlează de obicei accesul la birou salutând oaspeții, anunțând angajații cu privire la vizitatori și lucrând cu livratorii și contractorii. În plus, asistentul de birou poate fi responsabil pentru o serie de sarcini de administrare a biroului, cum ar fi gestionarea foilor de calcul, corespondența și comandarea consumabilelor de birou. În funcție de dimensiunea organizației și de numărul de angajați pe care aceasta îi are, asistentul de birou/recepționerul poate acționa și ca asistent personal sau administrativ pentru unul sau mai mulți directori sau manageri ai unei companii.
În timp ce multe birouri se bazează acum pe sistemele de mesagerie vocală pentru a răspunde la telefoane și a direcționa apelanții către lucrătorul relevant, multe încă angajează un asistent de birou/recepționer pentru a gestiona sistemul telefonic și pentru a vorbi cu apelanții care întâmpină dificultăți în utilizarea acestuia. Recepționerii îndeplinesc și sarcina de supraveghere a zonei de recepție, cunoscută și sub denumirea de zonă sau cameră de așteptare, în care intră de obicei vizitatorii. Un asistent de birou/recepționer tradițional își va asuma de obicei responsabilitatea de a se asigura că un vizitator este anunțat persoanelor pe care le vizitează sau, dacă vizitatorul este o persoană de livrare, recepționerul va semna de obicei pentru pachete și va informa destinatarii despre sosire. Un asistent de birou/recepționer poate fi, de asemenea, responsabil pentru informarea clienților „walk-in” despre serviciile unei companii și poate programa, de asemenea, întâlniri între clienți și angajați.
Afacerile cu un personal de suport de birou relativ mic pot solicita un asistent de birou/recepționist pentru a-și asuma alte roluri în cadrul companiei. Într-o organizație foarte mică sau cu un buget foarte modest, recepționerul poate servi și ca manager de birou. El sau ea poate fi responsabil să se asigure că biroul funcționează bine prin reaprovizionarea cu consumabile și monitorizarea performanței aparatelor de birou, cum ar fi copiatoare, faxuri și chiar computere. Asistentul de birou/recepționistul cu aceste responsabilități va contacta de obicei și va lucra cu profesioniști în reparații, precum și cu alți antreprenori care ar putea avea nevoie să efectueze lucrări la spațiul de birou sau la clădire. Alte responsabilități comune includ planificarea evenimentelor, programarea călătoriilor și, în unele cazuri, gestionarea comunicațiilor generale ale biroului, cum ar fi notificări despre sărbători, evenimente speciale și considerente de siguranță.
Calificările pentru a deveni asistent de birou variază în funcție de abilitățile necesare pentru a ocupa o poziție în cadrul unei anumite companii. În multe cazuri, lucrătorii de birou își pot dobândi abilitățile la locul de muncă sau pot finaliza un program de formare profesională care le oferă o înțelegere de bază a procedurilor de administrare a biroului. Alte opțiuni includ cursuri de educație continuă și pentru adulți în diverse pachete software, scriere de afaceri și comunicare și protocol.