Pentru ca procesarea cecurilor să funcționeze, de obicei au loc mai multe tranzacții separate. Primul pas al procesului vine atunci când un cec a fost autorizat de către persoana sau entitatea numită în contul curent. Banca care operează contul curent confirmă, de obicei, numărul de rutare bancară al cecului, numărul contului curent și suma cecului furnizată de persoana sau entitate. După verificarea cecului, o companie de procesare a plăților trimite fondurile în contul comercial al comerciantului. În timp ce unii comercianți au propriile lor sisteme de procesare a cecurilor, unii decid să folosească un sistem terță parte pentru a facilita tranzacția de la început până la sfârșit.
De obicei, o persoană sau entitate efectuează o plată într-unul din trei moduri printr-un cec. Atunci când o tranzacție este efectuată personal, clientul folosește un cec pe hârtie pe care funcționarul magazinului îl procesează la fața locului. În unele situații, clienții aleg să trimită plățile cu cec prin poștă, procesul tranzacției funcționând în același mod ca și cum plata ar fi primită personal. O altă modalitate de a plăti o tranzacție prin cec este printr-o tranzacție online în care suma achiziției este extrasă din cont pe baza numerelor de cont de rutare și verificare.
Procesul este practic același, indiferent dacă plata cu un cec are loc în persoană, prin poștă sau online. Numărul de rutare a băncii, numărul de cont curent și suma achiziției trec printr-un sistem electronic. Tranzacția de plată se afișează de obicei pe extrasul de cont al clientului cu numărul de cec sau un cod de identificare care indică faptul că plata cu cec electronic a fost procesată.
Timpul necesar pentru ca procesarea cecurilor să funcționeze poate varia în funcție de variabile, cum ar fi comerciantul, instituția bancară și gradul de sofisticare al tranzacției de procesare. Tranzacția de procesare a cecurilor se finalizează de obicei în contul unui client în termen de una până la trei zile. Acest proces poate dura mai mult între comerciant și sistemul terț.
Procedura de procesare a cecurilor depinde de obicei de sofisticarea sistemului de procesare a cecurilor. Uneori, suma de plată este procesată instantaneu. În alte cazuri, compania de procesare poate suspenda fondurile până la finalizarea tranzacției de plată. Pentru alte sisteme care nici nu procesează tranzacția instantaneu și nici nu rețin fondurile, procesul poate dura până la trei zile.
Banca poate autoriza sau refuza plata. Acest lucru ar putea depinde de acordurile financiare dintre bancă și client. În cazul în care clientul și banca nu au un acord prealabil pentru a acoperi plățile, fondurile insuficiente pot duce la un debit față de comerciant. De obicei, compania de procesare a plăților percepe comerciantului o taxă pentru articolul returnat.
Unii clienți pot avea protecție împotriva descoperirilor de cont, care autorizează banca să aprobe o plată, deși contul nu are fonduri suficiente. În general, se transferă fonduri dintr-un cont separat pentru a acoperi suma, împreună cu taxe suplimentare de procesare. Metoda de procesare a cecurilor de obicei nu se va schimba din perspectiva sistemului terță parte.