Pentru a obține o copie a unui certificat de naștere certificat, partea solicitantă va trebui să completeze o cerere de certificat de naștere. Această cerere poate fi obținută în mai multe moduri, de obicei de la biroul de evidență vitală din jurisdicția în care s-a născut persoana al cărei certificat de naștere doriți să obțineți o copie. În cererea de certificat de naștere, de obicei, partea solicitantă completează cât mai multe informații posibil pentru a identifica certificatul de naștere solicitat. După completarea cererii, partea solicitantă o va trimite înapoi la biroul de evidență vitală corespunzător, de obicei însoțită de o taxă.
Cererile de certificat de naștere sunt de obicei emise, primite și procesate de biroul de evidență vitală al unei jurisdicții. În general, oricine dorește să obțină o copie certificată a unui certificat de naștere poate găsi această aplicație fie contactând biroul corespunzător prin telefon, fie descarcând una de pe site-ul web al biroului. Disponibilitatea acestor aplicații pentru publicul larg va depinde însă de regulile jurisdicției.
Cererea standard de certificat de naștere presupune ca partea solicitantă să introducă cât mai multe informații despre persoana al cărei certificat de naștere îl caută. De exemplu, aplicația poate solicita numele persoanei, data și locul nașterii, precum și numele mamei și numele tatălui acesteia. Introducând cât mai multe informații despre persoană cunoscute în cererea pentru certificatul de naștere, partea solicitantă va ajuta departamentul în localizarea certificatului de naștere solicitat. Cu cât sunt introduse mai multe informații, cu atât sunt mai mari șansele ca persoana respectivă să poată obține o copie a certificatului de naștere.
După completarea cererii de certificat de naștere, partea solicitantă va trebui să predea cererea completată la biroul de evidență vitală corespunzător, împreună cu orice taxă necesară. Unele jurisdicții solicită, de asemenea, ca partea solicitantă să furnizeze o declarație legală notarială care să declare că este autorizată prin lege să primească o copie a certificatului de naștere. Există, de asemenea, cazuri frecvente în care biroul de evidență vitală este probabil să renunțe la taxă. De exemplu, procurorilor districtuali care solicită o copie a certificatului de naștere în scopuri de asigurare a întreținerii pentru copii vor fi deseori scutiți de taxa. În plus, veteranii militari care au nevoie de o copie a certificatului de naștere în scopul stabilirii beneficiilor lor militare pot fi, de asemenea, scutite de taxele lor.