O propunere de afaceri este scrisă ca răspuns la o cerere de propunere (RFP) și este un instrument folosit pentru a câștiga mai multe afaceri de la clienți noi. A scrie o propunere de afaceri înseamnă a promova capacitățile unei companii și ale unei echipe de management. Deși nu există o modalitate corectă unică de a scrie o propunere de afaceri, există anumite informații cheie care ar trebui incluse. Acesta include rezumatul executiv, analiza pieței, analiza situației companiei, soluțiile la probleme, termenele și bugetele.
Cititorii propunerii doresc un scurt rezumat al întregii propuneri imediat. Pentru a scrie o propunere de afaceri în mod eficient, cititorul trebuie să fie în centrul atenției. Rezumatul condensează conținutul întregii propuneri în doar câteva pagini – de obicei nu mai mult de cinci. Rezumatul executiv ar trebui, de asemenea, scris ultimul pentru a economisi timp și energie din partea autorului unei propuneri de afaceri. Rezumatul poate fi împărțit în secțiuni pe baza conținutului restului propunerii.
Analiza pieței discută potențialii clienți pe care afacerea îi va atrage, demografia lor, obiceiurile de cheltuieli și cât mai multe informații care pot fi găsite asociate cu piața pe care se va concentra parteneriatul de afaceri. Oferirea unei cantități substanțiale de informații despre piață va arăta că destinatarul propunerii de afaceri va lucra cu un partener care știe ce face și este concentrat în direcția corectă. Propunerea trebuie să demonstreze că nevoile cumpărătorului sunt înțelese. Propunerea de afaceri ar trebui să fie centrată în jurul înțelegerii expuse în analiza pieței.
Următoarea secțiune ar trebui să analizeze situația companiei care a solicitat propunerea de afaceri. RFP-urile bine scrise explică publicului lor baza necesității propunerii. Propunerea ar trebui să analizeze și să discute aceste nevoi pentru a le face cititorilor să fie evident că nevoile lor sunt înțelese.
Următoarea secțiune ar trebui să ofere soluții la problemele din secțiunea de analiză. Dați exemple de succese, explicând de ce exemplele sunt succese și explicați exact cum vor fi satisfăcute nevoile cititorilor. Expertiza scriitorului în ceea ce privește setul de soluții ar trebui, de asemenea, discutată în această secțiune.
Secțiunea cronologică ar trebui să despartă problema stabilită într-o serie de etape ale soluției. Apoi soluțiile pot fi incluse pentru a ilustra aproximativ cât timp va dura fiecare sarcină pentru a fi îndeplinită. Includeți date concrete în secțiunea cronologică și asigurați-vă că datele sunt realiste. Datele care arată prea mult timp sau prea puțin timp pentru a îndeplini o anumită sarcină îi vor face pe autorii propunerilor să pară neexperimentați.
Secțiunea finală poate discuta bugetul proiectului și cât vor costa acțiunile din propunere. Numerele furnizate ar trebui să fie justificate de rentabilitatea investiției solicitantului propunerii. Nu încercați să furnizați o analiză a costurilor care este fie nerealist de mare, fie de scăzută. Aceasta este o altă oportunitate de a demonstra că nivelul de competență al redactorului de propuneri de afaceri este extrem de ridicat, nu de preț ridicat. Când scrieți o propunere de afaceri, nu vă opriți asupra cifrelor; concentrați-vă pe punctele forte care pot oferi destinatarului propunerii ceea ce are nevoie.
În general, o propunere bine scrisă va fi clară și succintă, cu gramatică și ortografie corecte. Ar trebui să fie bine cercetat. Propunerea ar trebui să fie ambalată profesional și să includă toate informațiile relevante de contact pentru afaceri.