Scrisorile de intenție de propunere sunt scrisori profesionale care sunt trimise clienților potențiali, împreună cu propunerile de afaceri finalizate. Cele mai bune exemple de scrisoare de intenție de propunere sunt scurte, personale, dar profesionale și ajută la încurajarea unei relații între respondent și destinatar. Există mai multe elemente de bază care se regăsesc întotdeauna în acest tip de scrisori, precum și câteva greșeli comune de evitat.
O greșeală pe care o fac mulți profesioniști în afaceri este utilizarea scrisorii de intenție a propunerii ca o modalitate de a rezuma conținutul propunerii. Deoarece multe șabloane de propunere includ un rezumat la sfârșitul documentului, acest lucru nu este necesar. De fapt, includerea acestui tip de detaliu în scrisoarea de intenție creează o situație în care destinatarul trebuie să citească aceleași informații în mod repetat, factor care ar putea avea un impact negativ asupra procesului de evaluare.
Unul dintre cele mai importante lucruri de care trebuie să țineți cont atunci când redactați o scrisoare de intenție de propunere este să o păstrați pe scurt. Un corp de trei până la patru paragrafe scurte este suficient. Stabilirea acestui tip de limită pentru dvs. vă va asigura că păstrați întregul text pe o singură pagină, evitând astfel greșeala de a trimite ceea ce echivalează cu o mini-propunere împreună cu documentul principal.
Deschiderea scrisorii de intenție a propunerii ar trebui să fie scurtă. Utilizați primul paragraf pentru a-i mulțumi destinatarului pentru că v-a permis să participați la procesul de propunere a ofertei. De asemenea, este oportun să faceți un compliment pentru structura Cererii de propunere sau RFP, pe care vi s-a oferit să o utilizați ca îndrumări pentru propunere și procesul de depunere. În general, acest lucru poate fi realizat în trei până la patru propoziții, fără a exagera cu mulțumirile.
Următorul tău paragraf poate include ceva personal, dar totuși profesional. Dacă propunerea este înaintată unui client existent, este potrivit să menționezi cât de mult ți-a plăcut să lucrezi cu clientul în trecut. În cazurile în care propunerea se adresează unei companii cu care nu ați mai făcut afaceri înainte, concentrați-vă atenția asupra raportului de lucru care a fost stabilit prin conversații telefonice, e-mailuri și orice alte contacte pe care le-ați avut cu punctul dvs. de contact principal. în timpul redactării propunerii. Acest lucru poate ajuta la evitarea ca scrisoarea să fie prea uscată, evitând totodată greșeala de a deveni prea personală.
Pentru a închide scrisoarea de intenție a propunerii, spuneți așteptările dvs. pentru viitor. Aceasta poate include faptul că așteptați cu nerăbdare să câștigați afacerea și să vă bucurați de o relație de lucru îndelungată cu noul client. Acest paragraf ar trebui să demonstreze încrederea în calitatea bunurilor sau serviciilor pe care le oferiți, dar nu ar trebui să arunce niciun fel de aspersiuni asupra concurenților dvs. Păstrați atenția pe cât de bine puteți face clientului, nu pe cât de mult sunteți mai bun decât toți ceilalți.
Nu scrie niciodată scrisoarea de intenție a propunerii până când propunerea în sine nu este finalizată. Acest lucru se datorează faptului că este posibil să aveți unul sau două ultimele minute de interacțiune cu destinatarul care va influența tonul și conținutul scrisorii dvs. În orice caz, asigură-te întotdeauna că structura scrisorii tale este în concordanță cu ceea ce știi despre cultura corporativă a destinatarului și alege-ți cuvintele în consecință. A ține cont de acest factor este o modalitate subtilă de a-ți exprima respectul pentru felul în care fac afaceri, fără să pară a fi patroni sau prea expresivi cu complimentele.