Scrisorile de propunere sunt scrisori de intenție care sunt incluse cu propunerile de afaceri pentru a prezenta oamenilor natura propunerii și compania care face propunerea. La fel ca și alte tipuri de scrisori de intenție, scrisorile de propunere sunt concepute pentru a familiariza rapid cititorul cu informațiile necesare, în același timp convingându-l pe cititor că autorul scrisorii este cea mai bună alegere pentru job. În unele cazuri, o scrisoare de propunere trebuie să urmeze un anumit format și stil, în timp ce în alte cazuri, poate fi de natură mai liberă.
O scrisoare de propunere tipică include o scurtă discuție a problemei pe care propunerea este menită să o abordeze și o prezentare generală a informațiilor importante din propunere. Scrisorile de propunere includ de obicei estimări de timp și costuri, împreună cu o scurtă explicație a modului în care va funcționa propunerea. Scrisoarea de propunere poate detalia, de asemenea, experiența, calificările și certificările persoanei sau companiei care furnizează propunerea și poate include, de asemenea, istoricul companiei și informațiile de bază. Pe tot parcursul, documentul are un ton persuasiv, care este conceput pentru a încuraja cititorul să revizuiască materialele de propunere atașate.
Există o serie de contexte în care poate fi scrisă o scrisoare de propunere. Când o companie sau o agenție lansează o cerere de propunere (RFP), persoanele care răspund la cererea de propunere scriu de obicei scrisori de propunere împreună cu trimiterile lor. O cerere de propuneri include, de obicei, ghiduri de propunere care le vor oferi oamenilor o idee bună despre ceea ce ar trebui să fie inclus într-o scrisoare de propunere, variind de la calificările autorului până la o estimare a cheltuielilor care vor fi implicate. Cărțile de referință care oferă informații despre corespondența de afaceri au adesea câteva exemple de propuneri, astfel încât cititorii să se familiarizeze cu scrierea propunerilor înainte de a trebui să scrie oficial o propunere.
Unele scrisori de propunere sunt nesolicitate. Companiile pot folosi propuneri pentru a-și vinde produsele către potențiali clienți noi, deoarece comunicarea prin poștă poate fi ieftină și foarte rentabilă. De exemplu, un producător de software de birou poate trimite o corespondență în masă către numeroase birouri și poate anticipa cel puțin un anumit interes din partea companiilor care vor răspunde cu comenzi sau solicitări de mai multe informații. Scrisoarea de propunere nesolicitată tinde să fie de natură mai generică, astfel încât să poată fi trimisă la numeroase persoane.
Poate fi dificil să veniți cu un șablon de propunere care să poată fi utilizat pentru a răspunde unei cereri de propunere, deoarece fiecare cerere și fiecare propunere pot fi foarte diferite. În mod obișnuit, este necesară o mare cantitate de cercetare pentru a trage propunerea împreună, iar limbajul trebuie să fie personalizat în mod special pentru cititor. Cu toate acestea, poate ajuta la asamblarea unei schițe de bază care este utilizată în scrierea propunerilor, pentru a se asigura că fiecare aspect necesar al unei propuneri este acoperit pe deplin. Întreprinderile ar trebui, de asemenea, să păstreze copii ale propunerilor vechi și scrisorilor de propunere, luând note despre cele care au succes, astfel încât acestea să poată fi utilizate în dezvoltarea viitoarelor propuneri.