Scrierea unei scrisori de evacuare este în mare măsură o chestiune de informare a chiriașilor cu privire la lege pentru a-și proteja propriile drepturi. O scrisoare de evacuare ar trebui să includă toate informațiile relevante și numai acele informații. Este absolut esențial să includeți data la care chiriașul trebuie să părăsească locația, motivul evacuării și o citare a legilor relevante care reglementează cât timp are dreptul de a rămâne chiriașul. În unele țări, legea nu îi protejează pe chiriași și nu este necesară o scrisoare de evacuare. Acolo unde chiriașii au drepturi, agențiile legale locale pot oferi de obicei sfaturi despre cum să compun o scrisoare de evacuare.
Pentru început, trebuie să-și pună numele și data pe scrisoare. Este important să vă adresați chiriașilor și pe nume. Nu este nevoie să includeți salutări informale într-o scrisoare de evacuare.
În primul rând, scrisoarea ar trebui să conțină informații despre motivul pentru care chiriașii sunt evacuați. Dacă chiriașii sunt evacuați din cauza unei încălcări a contractului de închiriere, de exemplu, este important să vă asigurați că documentați clar în scrisoare care a fost infracțiunea. Trebuie să notăm locul exact din contractul de închiriere unde pot fi găsite aceste informații. În cazul în care chiriașii sunt evacuați pentru că nu au plătit chiria, ar trebui să se precizeze cât timp nu a fost plătită chiria.
În continuare, scrisoarea de evacuare ar trebui să solicite chiriașilor să elibereze localul într-un anumit număr de zile. Legile relevante privind numărul de zile necesare pot fi găsite la un tribunal local sau chiar la o bibliotecă. Făcând referire la aceste legi, scrisoarea va suna mai oficial și va asigura că chiriașul își dă seama de gravitatea situației. Dacă trebuie luate și alte acțiuni, cum ar fi curățarea casei sau îndepărtarea plantelor, acestea ar trebui să fie enumerate și în această secțiune.
Poate fi o idee bună să includeți un avertisment în scrisoare despre ce se va întâmpla dacă chiriașul nu pleacă. Dacă cineva intenționează să sune la poliție, de exemplu, acest lucru ar trebui să fie menționat în scrisoare. Nu este necesar din punct de vedere legal să faceți acest lucru, dar poate fi recomandabil, deoarece acest lucru ar putea împiedica chiriașul să reziste la evacuare.
Scrisoarea ar trebui să se încheie cu o ceremonie oficială și numele cuiva. Întreaga scrisoare trebuie dactilografiată, dar trebuie și semnată de mână. Folosirea unui font profesional și a unui suport de afaceri pentru scrisoare o va face să pară oficială. În esență, o notificare de evacuare ar trebui să fie tratată ca orice alt document profesional și ar trebui să reprezinte afacerea care o trimite.
După ce scrisoarea a fost scrisă, trebuie să faceți o copie pentru evidența cuiva și să primiți scrisoarea în mână chiriașilor. Nu este necesar ca proprietarul să livreze personal scrisoarea, dar este important ca locatarii să nu poată pretinde că nu au primit niciodată scrisoarea. Dacă chiriașii ignoră scrisoarea, copia care a fost făcută va fi importantă pentru procedurile judiciare privind evacuarea. Posibilitatea ca documentul să poată fi utilizat în proceduri judiciare face ca este deosebit de importantă utilizarea unui limbaj formal în scrisoare și să nu includă amenințări, limbaj nerezonabil sau dovezi ale conflictelor personale.