Angajatorii care acceptă cereri pentru locuri de muncă de recepționer medical, în mod normal, solicită solicitanților de locuri de muncă să trimită un CV și o scrisoare de intenție. În timp ce scrisorile variază în funcție de sarcinile specifice ale postului, o scrisoare de intenție a unui recepționer medical ar trebui să explice pe scurt de ce un anumit candidat este calificat pentru a ocupa un anumit loc de muncă. O scrisoare de intenție a unui recepționer medical ar trebui să includă unele, dar nu toate, aceleași informații ca un CV, dar ar trebui să includă și o explicație cu privire la modul în care solicitantul de locuri de muncă a ajuns să afle despre job.
Primele informații care apar pe orice scrisoare de intenție ar trebui să fie numele scriitorului, adresa și informațiile de contact, inclusiv un număr de telefon și/sau o adresă de e-mail. În mod obișnuit, o scrisoare de intenție a unui recepționer medical ar trebui să includă un salut formal, cum ar fi „Pentru cine s-ar putea referi”, deși în unele culturi sunt potrivite salutări mai puțin formale, mai ales dacă scriitorul cunoaște numele managerului de angajare. În plus, majoritatea scrisorilor de intenție includ o semnare formală și, în timp ce scrisorile sunt de obicei tastate, o scrisoare de intenție ar trebui să includă semnătura efectivă a solicitantului de locuri de muncă.
Recepționerii sunt responsabili pentru răspunderea corespondenței, programarea întâlnirilor și gestionarea altor sarcini administrative de bază. Prin urmare, o scrisoare de intenție a unui recepționer medical ar trebui să detalieze pe scurt orice curs de secretariat sau administrativ de birou pe care scriitorul le-a finalizat. De asemenea, solicitantul poate menționa pe scurt unele dintre pachetele software pe care le-a folosit anterior. Dacă un solicitant are experiență anterioară de recepționer sau administrativ, pot fi de asemenea menționate detalii despre istoricul respectiv, inclusiv numărul de ani angajați într-un astfel de rol și tipul de muncă implicat.
În unele cazuri, recepționerii trebuie să imprime rețete medicale și mulți oameni angajați în aceste roluri trebuie să coopereze în mod regulat cu farmaciștii și furnizorii de asigurări de sănătate. Multe companii medicale preferă să angajeze persoane care au anumite cunoștințe despre proceduri medicale. În unele cazuri, este posibil ca un recepționer să fi trebuit chiar să urmeze un curs specific de pregătire medicală. Detaliile oricărei astfel de pregătiri profesionale ar trebui întotdeauna menționate în corpul principal al scrisorii de intenție.
Ultimul paragraf al unei scrisori de intenție a unui recepționer medical este punctul în care mulți oameni aleg să-și enumere atributele personale. Cineva care aplică pentru un astfel de rol ar putea dori să menționeze abilitățile organizatorice sau interpersonale, deoarece acestea sunt calități pe care mulți angajatori le caută la un recepționer. Mulți oameni recomandă închiderea unei scrisori de intenție cu o declarație de închidere prezumtivă care sugerează că managerul de angajare va contacta solicitantul în viitorul apropiat. Alte persoane sugerează utilizarea unei declarații de închidere mai puțin anticipate; afirmând în schimb că speră să audă de la managerul de angajare.